Plataformas que pueden ayudar a diferentes labores remotas con su equipo y clientes

La pandemia ha retado a empresas y organizaciones alrededor del mundo acelerando cambios estructurales en la manera de trabajar para continuar siendo eficientes en la virtualidad. Este es el momento de establecer las directrices del trabajo remoto y disolver algunos de los mitos que han surgido recientemente como, por ejemplo: “trabajar desde la casa suena muy bien en teoría, pero las reuniones remotas son una pesadilla y la gente nunca tiene toda la información, o “tratamos, pero no ha funcionado, especialmente las charlas informales para almorzar o tomarse un café”.

Todos estos argumentos vienen de suposiciones equivocadas o fallas en los procesos. El trabajo remoto puede ser eficiente y efectivo si se hace bien, es nuestra nueva realidad y como tal debemos adaptarnos a ese cambio repentino y puede mejorar los hábitos de trabajo.

Para Kearney, firma global de consultoría gerencial, estos son algunos de los factores clave que permiten lograr un trabajo remoto eficiente y efectivo:

1. Establezca y clarifique objetivos y roles de comunicación para asegurar que todos están en contacto permanente y con información actualizada:
a. Semanalmente clarifique objetivos y roles con su equipo para asegurar que las reuniones están estructuradas y se hacen en los tiempos correctos;
b. Defina metas claras para cada reunión;
c. Asegúrese de que objetivos individuales y metas grupales son entendidos;
d. Haga seguimiento al progreso diariamente y discuta obstáculos y riesgos;
e. Mapee habilidades y asegure tareas esenciales;
f. Identifique habilidades redundantes o acceso a capacidades externas, y
g. Realice talleres virtuales efectivos.

2. Enfatice interacciones personales, para esto puede:
a. Realizar sesiones mensuales de la empresa en pleno;
b. Tenga reuniones regularmente con sus equipos (i.e. cortas reuniones diarias de pie que le permitan entender en que está trabajando cada miembro de su equipo);
c. Vuelva la comunicación más humana usando videos, web chats y llamadas telefónicas;
d. Deje espacios en agenda para actualizaciones personales;
e. Use herramientas para tener coffee breaks virtuales y discutir temas no relacionados con el trabajo;
f. Tenga a todo el mundo en cuenta (tenga una lista de todo su equipo a la mano);
g. Cree una oficina virtual para trabajar solos, pero acompañados;
h. Establezca una llamada corta semanal con compañeros de trabajo escogidos al azar;
i. Mantenga conversaciones informales con los clientes;

3. Personalice los nuevos ambientes de trabajo
a. Resalte las distracciones (como el ladrido de un perro o ruido de la calle) para que su equipo pueda entender el contexto de trabajo y sea sensible a sus limitaciones;
b. Defina un espacio de trabajo separado del de descanso;
c. Mantenga un código de vestimenta apropiado;
d. Haga un tour virtual con sus colegas de su espacio de trabajo en casa;
e. Establezca horas dedicadas de trabajo y deje tiempo para descansos;

4. Monitoree el balance vida-trabajo
a. Señale horas de trabajo profundo en su agenda;
b. Actualice el estatus en su agenda para indicar horas de disponibilidad;
c. Establezca horas estrictas de trabajo y tome descansos;
d. Salga del espacio de trabajo cuando se involucre en la vida del hogar
5. Entienda y utilice las herramientas digitales que facilitan el trabajo remoto.

Esta nueva realidad ha retado a todos los líderes de organizaciones y equipos a re pensar la forma de trabajar e interactuar con nuestros compañeros de trabajo y clientes. Pretender trabajar como lo hacíamos antes no es una opción que se vea en el futuro cercano, sin embargo, trabajar enfrentando y adoptando el nuevo normal nos va a permitir evolucionar aceleradamente hacia un ecosistema laboral más eficiente.