El documento equivalente electrónico

Los expertos en temas de documentos fiscales suelen confundir el documento equivalente con, atención a este nombre tan largo: “documento soporte de costos y gastos para los no obligados a facturar”, que básicamente es el documento que sirve de soporte fiscal para los costos y gastos que provienen de una cuenta de cobro o de un servicio prestado desde el exterior. La confusión es al lugar, porque hace muchos años existía un documento equivalente que servía para soportar costos y gastos, de los que antes se llamaban del régimen simplificado, ahora llamados no responsables de IVA.

¿Qué son los documentos equivalentes? Históricamente varios sectores de la economía recibieron un trato especial por parte de la normatividad fiscal, al darles la posibilidad de tener su propia factura como soporte de sus ingresos: los recibos de servicios públicos, las pólizas de seguros, los extractos de algunas entidades, el boleto de avión y de bus intermunicipal, los juegos de suerte y azar, las boletas de cine, los peajes, el POS para el comercio retail, las bolsas de valores, agropecuaria y de riesgo de contraparte, las notarías, las cámaras de comercio, entre otros, que sumaban 28 documentos equivalentes antes de la expedición del decreto 358 de 2020 que los redujo a 12.

Esta depuración de 28 a 12 documentos equivalentes no pudo ser mayor en el mencionado decreto, debido a que los 12 sobrevivientes tenían una ley o una consideración técnica especifica que requería de mayor empeño legal y técnico para convertirlos en electrónicos. Es una realidad que hoy los mencionados 12 documentos restantes, están por fuera de sistema de factura electrónica, por ejemplo, un documento tan importante como el recibo de la energía hoy le llega a las grandes empresas en papel. Todos los documentos equivalentes del decreto 358 excepto uno, el POS, tienen una característica común, que son soporte fiscal de costos y gastos.

La Dian acaba de expedir para comentarios la resolución que le da vida al documento equivalente electrónico, que implicó recuerdo mucho desarrollo de software en el sistema de factura electrónica, anexos técnicos que detallan las características específicas, acordadas con cada sector, luego de varias mesas de trabajo. Actualmente mantiene una alta expectativa el POS, que ahora será electrónico y en línea como la factura electrónica.

No tengo tan claro que la nueva administración de la Dian esté al tanto de tan importante resolución, resolución que además por primera vez se atrevió a proyectar un roadmap de todos los demás documentos fiscales que se van a desmaterializar en los próximos tres años. Justo ahora que se están buscando $25 billones de recaudo adicional en una reforma tributaria, les puedo decir con toda seguridad que con solo la implementación del POS electrónico, vienen los $25 billones y más, del combate la evasión en el retail.

Factura electrónica hoy recibe más de 120 millones documentos mensuales de los negocios B2B, que ya ha traído grandes resultados de recaudo. Ahora le llegó el momento al B2C que puede multiplicarse por cinco en cantidad de documentos, porque tiene el alcance de llegar a esa venta de bienes y servicios de negocios pequeños, así como también de grandes negocios formales, que hoy son una información que la Dian nunca ha tenido en línea.

Como ciudadano de a pie, ya envié mis comentarios al proyecto de resolución que publicaron. Es la hora de consolidar los comentarios, ajustar la resolución y firmarla. El recaudo se encuentra en ésta resolución, para así lograr financiar el gasto social y la disminución del endeudamiento del país.