Video-conferencias son una excelente alternativa

En un mundo tan agitado y en el que los desplazamientos consumen tanto de nuestro tiempo, las video conferencias y comunicaciones similares a través de internet, han ganado espacio en las empresas, como medios alternativos para la realización de reuniones virtuales de trabajo, desarrollo de programas de capacitación, entrevistas de selección de personal y hasta interrogatorios judiciales.

La reciente cumbre virtual de presidentes de estado, convocada por el presidente Juan Manuel Santos, con los gobiernos de Chile, Perú y México es una demostración de las bondades de este sistema, que puede enlazar personas que se encuentran en diversas partes del mundo, de modo que los participantes pueden verse y oírse simultáneamente.

Su costo, si se compara con el valor de tiquetes aéreos, hoteles, montaje de esquemas de seguridad y especialmente de tiempo, es ínfimo frente a los ahorros que se consiguen.

Si una empresa, por ejemplo, contrata a un conferencista extranjero para dictar, en forma presencial, un seminario de 4 horas en Colombia, deberá asumir como mínimo honorarios de por lo menos 3 días del expositor (dos de viaje y uno de trabajo), gastos de desplazamiento, dos noches de hotel, transporte local y otros. Si el conferencista hace su presentación mediante este sistema, a lo sumo habrá que pagarle los honorarios de una mañana de trabajo.

Dificultades técnicas
Las comunicaciones que se logran a través de internet, pueden tener dificultades derivadas del ancho de banda, que hacen que imagen y sonido no coincidan perfectamente y que los movimientos de las personas al hablar se retrasen, generando imágenes superpuestas, poco agradables para el observador. Para obtener una buena calidad en la transmisión y recepción de imagen y sonido, lo ideal es adquirir o alquilar los equipos especiales de video conferencia y contar con dos líneas telefónicas REDSI, conectadas al equipo.

En este caso, la comunicación se establece haciendo una llamada telefónica a un número específico en la ciudad de contacto. Dependiendo del número de puntos que se van a intercomunicar y de las condiciones imperantes en cada lugar, es posible que se generen dificultades para establecer la comunicación o que la llamada se caiga en algún momento, pero por lo general, la calidad es excelente.

Dependiendo de la frecuencia con que la compañía requiera el servicio, puede justificarse la adquisición de equipos y líneas REDSI que faciliten la comunicación entre la sede principal y las regionales. Cuando las video conferencias son esporádicas, conviene utilizar las salas que ofrecen las empresas especializadas, en cuyas instalaciones se cuenta con todo el montaje y privacidad requeridos, para garantizar un enlace perfecto entre los participantes.

Como toda nueva actividad, requiere de un proceso de adaptación para que los participantes se sientan cómodos hablándole a una cámara en vez de a la persona que los observa al otro lado de la pantalla; pero en la medida en que todos se van familiarizando con el sistema y empiezan a dominar la técnica, la comunicación fluye con mayor facilidad y convocar y participar en reuniones virtual de trabajo, empieza a ser una actividad cada vez más rutinaria.

Llegar en forma simultánea, con un mismo programa de capacitación a varias oficinas de la compañía, sin que nadie tenga que viajar a la sede principal, es una alternativa real, que representa inmensos ahorros, parte de los cuales deberán invertirse en conseguir enlaces de excelente calidad que garantice la recepción del mensaje que se quiere trasmitir, así como la posibilidad de intercambiar puntos de vista en tiempo real. En cada punto es necesario contar con un experto que establezca la comunicación, opere los equipos y esté atento a solucionar los problemas que puedan presentarse.

Conviene que las empresas se asesoren para determinar qué equipos son los que más les convienen, de acuerdo con sus necesidades de comunicación y que exploren las diferentes alternativas de video conferencia que ofrece internet, algunas de las cuales son gratuitas.