Delegar una tarea que a muchos les cuesta

Un jefe debe alcanzar los objetivos de su área mediante la dirección, motivación, coordinación y control de las actividades que realiza su equipo de trabajo.

Sin embargo, hay algunos a quienes les cuesta mucho delegar y se empeñan en asumir directamente todo el trabajo, desaprovechando las capacidades de sus colaboradores. Los hay también que aunque delegan, cuando reciben un trabajo, invierten gran cantidad de tiempo rehaciendo lo que sus empleados hicieron, bien sea por desconfianza, porque no comparten el estilo o porque consideran que nadie es capaz de hacer el trabajo como ellos lo habrían hecho.

Es importante tener en cuenta que se delega una tarea o trabajo, pero nunca la responsabilidad; el temor a perder el control, a que algo salga mal, no tenga la calidad necesaria o no se entregue a tiempo, es lo que principalmente impide a los jefes liberarse de labores que recargan su actividad y los aleja de aquello que constituye la esencia de un cargo de dirección.

Cómo iniciar el proceso. Lo primero que se debe hacer es concientizarse de la imposibilidad física de asumir uno solo el trabajo que debe realizar todo un equipo y ver en la delegación el mecanismo apropiado para optimizar el trabajo y liberar tiempo. El segundo paso es determinar cuáles tareas podrían delegarse y cuáles no, partiendo de aquellas que son de carácter rutinario y cuya realización podría aprenderse y supervisarse con facilidad. Por último, el jefe debe escoger dentro de su equipo, a la persona que mejor podría desempeñar cada tarea.

La comunicación. Quien delega una tarea, debe ser muy claro al explicar lo que espera de quien asume el trabajo; debe ser explícito al exponer lo que hay que hacer, la forma como debe hacerse, el objetivo que se persigue y el plazo en que se debe entregar. Debe cerciorarse de que el empleado haya comprendido bien lo que se le quiso decir y alentarlo a hacer todas las preguntas que requiera. Tenga en cuenta que entre mejor y más clara haya sido su comunicación, mejor será el resultado.

Evite a toda costa poner al empleado a adivinar qué es lo que usted quiere; recuerde que no existe ninguna conexión mental entre su cerebro y el de sus colaboradores. Frases como “se suponía que”, “es que eso era lógico” o “se caía de su peso” solo demuestran que su comunicación no fue asertiva.

Control y seguimiento. Al asignar la tarea, fije las fechas en que se reunirá con su colaborador a revisar el avance del trabajo, de modo que pueda corregir a tiempo cualquier aspecto que no se esté adelantando adecuadamente. Aproveche el momento para resolver inquietudes y alentar al trabajador a proponer mejoras y adiciones que complementen la labor que usted antes hacía.

Establezca un margen de error. Es muy probable que al comienzo y mientras el trabajador se familiariza y aprende la nueva tarea, cometa algunos errores; no lo descalifique desde el primer momento ni lo releve de la responsabilidad que adquirió; continúe guiándolo mientras adquiere el conocimiento y dominio necesarios.

Reconozca y valore el trabajo. Para quien realiza un trabajo, es muy importante saber que lo está haciendo bien, pues eso lo alienta a continuar esforzándose. No pierda entonces la oportunidad de resaltar las cualidades de su colaborador y el desempeño de la nueva tarea. Dé siempre el crédito a quien hizo el trabajo y gánese así la lealtad de su equipo. Por ningún motivo deje de lado o archive un trabajo sin antes dar una explicación, hacer un comentario o justificar su decisión.

Asignar tareas también sirve para motivar y enseñar
Un punto muy importante de la delegación tiene que ver con la motivación del equipo de trabajo; un empleado a quien se le asigna una nueva responsabilidad, es una persona que se siente valorada y que con seguridad asumirá la nueva tarea como un reto personal. Delegar una tarea es también una forma de capacitar y conseguir que más personas en la compañía compartan un conocimiento.