Aunque en el país hay más de un millón de empresas, entre pequeñas, medianas y grandes, sólo 32.000 utilizan una o varias herramientas de medios electrónicos para disminuir el uso de papel.
La cifra la entregó la firma Certicámara S.A, especializada en el tema, que señaló que la estrategia de cero papel es un concepto aplicado en el ámbito mundial en el cual todos los procesos documentales, procedimientos, servicios y trámites de entidades públicas y privadas se llevan a medios electrónicos para convertir esos trámites en servicios en línea o flujos electrónicos. Esto, dijo Johanny Silva, director de estrategia y mercadeo de Certicámara, permite optimizar las operaciones e incluir conceptos de eficiencia que se traduzcan en rentabilidad.
'Los beneficios pasan por mercado, mejora en procedimientos internos y externos y hay una parte trascendental en el tema de responsabilidad ambiental porque al usar menos papel no sólo se cortan menos árboles, sino además hay ahorros en costos de envíos, impresiones y en movilización de vehículos para este fin, es decir, hay ahorros en combustible', sostuvo.
Por directriz del Gobierno, unas 200 instituciones públicas están aplicando la estrategia de cero papel, pero de acuerdo con Silva en el sector privado esa transformación avanza lento. Según dijo, unas 32.000 firmas privadas, entre más de 1 millón, pueden estar utilizando una o varias herramientas. La más empleada es la huella digital.
'Uno de los temores que existe es que podría vulnerarse la confiabilidad de la información. Eso está superado porque esos procesos se realizan bajo altos estándares de seguridad con personal especializado que garantiza el factor de confiabilidad', afirmó Silva.
El experto destacó que si una empresa quiere entrar a transformar sus procesos, un buen punto de partida puede ser pasar la facturación de papel a electrónica. Silva indicó que la proporción es que los costos de operación pueden reducirse hasta en un 40% y la inversión en el software requerido se puede recuperar en dos años.
Puso como ejemplo el Grupo Éxito, firma que hizo una desmaterialización de archivos físicos a electrónicos de no menos de 34 millones de folios, generando un ahorro en costos de bodegas.
'Todas las firmas son susceptibles de digitalizar procesos y se puede empezar identificando los temas más críticos de la compañía', concluyó.
Hay menos riesgos de seguridad
Lo que se destaca de la estrategia 'cero papel' aplicada a las organizaciones, es que además del tema ambiental hay aspectos de eficiencia y competitividad ante la disminución de costos de operación. 'Bajan los costos porque se reduce el consumo de materiales y de sitios de almacenamiento. Permite tener información en tiempo real y son sistemas seguros', dijo el directivo de Certicámara, Johanny Silva. Este tema será tratado en el Congreso Interamericano de Seguridad de la Información (Segurinfo), que se realiza hoy en Bogotá.
