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En septiembre más de 3.400 empresas presentarán su nómina digital
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Poner en marcha este sistema contribuye a la formalización laboral, además de optimizar gastos asociados a la operación en físico
El documento de pago de nómina electrónica que soporta los costos y deducciones relacionados con los pagos laborales y que puede deducir en el impuesto sobre la renta, podría ahorrar, según la visión de varios expertos, hasta 50% los tiempos y costos operacionales para las empresas que lo implementen de forma adecuada.
Mario Alejandro Buitrago, gerente general de Unifika, explicó que la idea es que las empresas se vayan familiarizando con estas nuevas implementaciones y generando desde ya su nómina en la nube, ya que de no contar con ella se contribuiría hasta en 20% al desgaste operativo de la compañía.
Según él, la implementación facilita “la liquidación de aportes sociales y parafiscales mediante archivos planos, envío a cada uno de los empleados el soporte de la nómina mediante correo electrónico, subir la información de meses anteriores para mantener la trazabilidad de la nómina, hacer cálculos de nómina automáticos como los aportes sociales y parafiscales, liquidación de contratos, generación de certificados para ingresos y retenciones, y hasta el libro de vacaciones que le va a permitir conocer el detalle de los días solicitados y pagados a cada empleado”, lo que ahorraría hasta un puesto de trabajo.
Para John Alejandro Urdaneta, CEO de la empresa TN, los ahorros para quienes implementen nómina en la nube van más allá del tiempo y el dinero por cuanto estos sistemas permiten que el mercado laboral formal se incremente y se garanticen procesos limpios de pagos laborales.
Como consecuencia, “el sistema de seguridad social se verá impactado positivamente, aportando a la formalización laboral”, especificó Urdaneta.
Elaborar la nómina electrónica de forma manual puede acarrear errores en los cálculos, lo que conduciría a problemas legales relacionados con el recurso humano de la organización, e igualmente encontrar disminución en la productividad de los colaboradores debido a algunos reprocesos ocasionados.
Así lo aseguró Diana Figueroa, contadora pública y líder nacional del programa de Contaduría Pública de la Unad.
Figueroa afirmó además que se contribuye a la protección del medio ambiente al disminuir el uso del papel, lo cual conlleva un ahorro significativo en cuanto al uso de este artículo y tintas de impresión.
Adicionalmente, pueden disminuirse los tiempos de localización de documentos y pérdida de los mismos debido a que estos se encuentran en archivo digital, lo que los convierte en algo más accesible, optimizando espacio en los archivos de las oficinas debido a que ya no será necesario la impresión y archivo de los soportes en físico.
“La nómina es uno de los procesos más dispendiosos ya que no solo es liquidar pago mensual, también lleva primas, vacaciones, horas extras y parafiscales”
“En cuanto al ahorro de tiempo y dinero es importante anotar que la liquidación de nómina será igual. Los conceptos liquidados no cambian solo se optimizan”
Al anunciar la modificación del calendario para la implementación del documento soporte de pago de nómina digital, Lisandro Junco Rivera, director general de la Dian, explicó que al ser fuente de la data de los descuentos por retenciones en la fuente a empleados, también ayudará a combatir la evasión por dicho concepto.
De la misma forma dará paso a desmaterializar comprobantes fiscales para prestar mejores servicios a los contribuyentes como declaraciones sugeridas y devoluciones de impuestos, al igual que hacer eficiente el control fiscal.
Finalmente, ser el soporte de costos y deducciones para la declaración de renta y convertirse en un componente importante del libro de compra y ventas, son otras de las ventajas en la gestión empresarial.
Los pagos que se hacen de forma quincenal se deberán unificar
Es importante que las empresas conozcan que el documento de soporte de nómina electrónica se debe enviar mensualmente a la Dian.
Por esto, en caso de que la empresa pague cada quince días o con una continuidad diferente, se tendrán que sumar estos sueldos para así, posteriormente, si enviar el documento a requerido a la Dian en un plazo máximo de 10 días posteriores a la liquidación de cada mes.
Si se paga el salario una vez por mes, también se debe hacer con la misma periodicidad. Esto es uno de los ajustes que deben tener en cuentas las empresas para evitar caer en sanciones en el proceso.
Se deben de generar pruebas de estrés de todos los escenarios en la emisión de una nómina para evitar escenarios no considerados
Desde el primero de agosto, todas las empresas podrán habilitar el servicio de nómina electrónica para después transmitir la información
Con estas empresas, se estima que la entidad valide la mayoría de los 8,5 millones de documentos de nómina electrónica mensuales
