Trucos y ‘shortcuts’ para trabajar con más eficiencia

En la mayoría de los roles, las empresas no esperan genios de la tecnología, opina Richard Shea, gerente de la compañía especializada en búsqueda de ejecutivos Korn Ferry Futurestep. Pero cada vez es más importante que el personal pueda encontrar información clave en línea y “se mueva fácilmente entre dispositivos”.

Saber buscar es una gran debilidad para muchos. Muchos escriben su consulta en Google, luego añaden palabras hasta que consiguen un resultado o se dan por vencidos. Pero los motores de búsqueda tienen trucos que se pueden usar para realizar una mejor búsqueda, por ejemplo:

1. Escriba un signo de menos (-) delante de la palabra para excluirla, por ejemplo si está buscando información sobre “buckets”, podría escribir “buckets -ice”.

2. Escriba “definir” delante de un término para usar Google como un diccionario.

3. También puede usar “operadores de búsqueda” como “OR”. Muchas de estas opciones aparecen en la página de búsqueda avanzada de Google. También vale la pena recordar que Google no es el único motor en línea.

Hay tanto alternativas generales como Bing y DuckDuckGo y motores de búsqueda más especializadas como Social Mention.

Alan Woodward, profesor de informática en la Universidad de Surrey, dice que la funcionalidad de los paquetes comunes como Excel y Word también está infrautilizado. Por ejemplo, la mayoría de la gente no sabe sobre macros – instrucciones guardadas que automatizan tareas repetitivas.

Respecto a cómo mejorar su productividad de manera sencilla, sugiere: “se puede programar métodos abreviados de teclado en Office o poner sus propios botones de barras de herramientas para acciones regulares”.

También hay muchos atajos de teclado genéricos que funcionan en la mayoría de los dispositivos. El uso de la barra espaciadora en muchos navegadores lo llevará hasta la parte inferior de una página y pulsar Ctrl y la tecla más (+) o menos (-) harán el texto se vuelva más grande o más pequeño. En los teléfonos, se puede cambiar la configuración para que al pulsar espacio dos veces se termine una frase con un punto y se inicie con mayúscula la siguiente letra.

Teniendo en cuenta que la mayoría de las personas trabajan en una variedad de dispositivos, sería una buena idea poner un poco de esfuerzo en hacer que todos estos equipos se complementen bien, lo cual se ha vuelto más fácil debido a la tendencia de “traiga su propio dispositivo”. Sin embargo, Shea cree que no se trata sólo de sincronizar calendarios y documentos – también es necesario familiarizarse con la seguridad básica.

Aquellos que quieran mejorar sus habilidades tienen que ser conscientes de que ha cambiado la forma cómo las personas enfocan el aprendizaje sobre tecnología, dice el profesor Woodward.

En el pasado, el software venía con tediosos manuales pero ahora todos se las arreglan mejor buscando lo que necesitan en línea: “Ahora la gente tiende a aprender sobre el software de una cosa a la vez y si no entienden algo, siempre habrá un video tutorial en YouTube”.

Sin embargo, si usted prefiere no adentrarse mucho en la tecnología, es probable que le vaya mejor en una empresa grande. Shea opina que hay una mayor convocatoria de personal con habilidades en alta tecnología en las organizaciones pequeñas: “Si usted trabaja en un corporación de millones de dólares, siempre habrá expertos que harán las cosas por usted”.