Analistas

El paradigma de optimizar el tiempo

En el mundo de la teoría empresarial pocas veces se generan rupturas de paradigmas que impactan de manera importante la forma de hacer negocios. En las últimas décadas las teorías sobre la optimización de procesos de producción de Deming, la emergencia de la calidad total de Ishikawa y la estructuración de la planeación estratégica iniciada por Drucker, entre otros, han cambiado desde la academia la manera de hacer negocios y manejar las empresas aumentando su productividad y competitividad.

La implementación de estas teorías ha hecho que, solventados estos dilemas empresariales, el cuello de botella para seguir mejorando se concentre cada vez más en la capacidad de los directivos de tomar las decisiones correctas. No se trata acá de las grandes decisiones estratégicas sino de las decisiones que se toman día a día y permiten materializar los objetivos de la empresa.

En este campo la capacidad de los gerentes de tomar decisiones acertadas para cada situación ha estado asociada históricamente con sus capacidades, pero también con la manera en que optimizan el uso de su tiempo. Sin embargo con la emergencia de la era informática y las nuevas alternativas de comunicación, el tiempo laboral hoy no se limita únicamente a las horas de oficina haciendo que la productividad ya no pueda ser definida por el paradigma del uso del tiempo. Los directivos están prácticamente disponibles y “conectados” todo el tiempo, haciendo que se desaparezca cada vez más la frágil línea que separa su trabajo de su tiempo personal, familiar y social.

Muchos gerentes, sin darse cuenta, han caído en el falso supuesto de que el desempeño está ligado a optimizar el tiempo por medio del uso de los aparatos electrónicos, conectados y encendidos permanentemente, trabajando a la más alta velocidad posible en modo multi-tasking  accediendo a un potencial ilimitado de información. Con los cambios en el entorno, el cuello de botella en el desempeño de los directivos ya no es su disponibilidad de tiempo sino que se ha vuelto su disponibilidad de energía. Sin darse cuenta y a raíz del agotamiento producido por estar constantemente disponibles, los gerentes están entrando frecuentemente la “zona de supervivencia” el espacio en el que el comportamiento es reactivo e influenciado por la ansiedad y la actitud defensiva.

La respuesta a esta situación está en un cambio cultural en que cada directivo debe realizar que ya no debe optimizar su tiempo disponible sino el uso de su energía personal. Dado que en las labores gerenciales se cumple el Pareto en el que 20% de las decisiones generan 80% del valor, la asignación consciente en concentración y dedicación a estas labores termina determinando en muchas ocasiones la calidad en la toma de decisiones en la empresa.

Dicho de otra manera, la optimización que se dio en varios campos de administración empresarial por medio de la implementación de la planeación estratégica se está haciendo de obligatoria implementación a nivel personal para los directivos. Además de capacitarse para manejar la energía personal como un recurso escaso, el tener constantemente la claridad mental de cuáles son los temas importantes a los que se debe dedicar energía e intensidad en contraposición a cómo evitar el desperdicio de energía en asuntos de menor importancia corresponde a aplicar, a nivel personal, el mismo principio que revolucionó el mundo empresarial por medio de la planeación estratégica.