Llega la nómina electrónica

Tras el impulso y la exitosa implantación de la factura electrónica, el siguiente objetivo de la Dian (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) es el uso obligatorio de la nómina en formato electrónico, con el que quiere reforzar el proceso de digitalización de las empresas colombianas.

Dentro de esta hoja de ruta, a partir del próximo primero de agosto, todos los obligados a utilizarla pueden habilitarse como emisores de nómina electrónica.
De acuerdo a lo establecido en la Resolución 000037, están obligados a hacer uso de la nómina electrónica todos aquellos contribuyentes y empresas que estén sujetos al pago de Impuesto sobre la renta y el IVA (Impuesto al valor agregado), que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral.

Al igual que ya sucedió con la Factura Electrónica, la Dian ha establecido un calendario de obligados para facilitar la implementación de la nómina electrónica.

Los primeros obligados serán las empresas que tengan una nómina de más de 250 trabajadores, que deberían comenzar a emitir nóminas en este formato a partir del 1 de septiembre de 2021.

¿Cómo funciona la nómina electrónica?

La implementación de la nómina electrónica supondrá un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. Al igual que lo ocurrido con la factura electrónica, el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza, como Seres, que asuma todo el proceso.

La solución desarrollada por Seres genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la Dian, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la normativa vigente.

Una vez que la Dian recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la Dian”.
Con la validación obtenida, la solución de Seres integra el mensaje de la Dian en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.

Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.
Para la Dian, la nómina electrónica es una fuente de datos de los descuentos por retenciones en la fuente a empleados, lo que combatirá la evasión por dicho concepto.

Asimismo, desmaterializa comprobantes fiscales para prestar mejores servicios a los contribuyentes como declaraciones sugeridas y devoluciones de impuestos, y, sobre todo, hace más eficiente el control fiscal.