En Colombia ya hay 13.000 empresas que facturan de forma electrónica

Es una expresión refrendada que la tecnología "nos ha facilitado la vida". Lo cierto es que además de agilizar procesos y operaciones, ha generado que estos sean mucho más eficientes. Y este es el objetivo fundamental que persigue la facturación electrónica (FE), que en Colombia está en pleno proceso de masificación.

Pero todavía muchos contribuyentes no saben en qué consiste este documento y su importancia. Con las mismas características y efectos legales de una factura impresa, la electrónica tiene como característica que se recibe en formato digital y que es operado a través de soluciones informáticas.

Este esquema trae como ventaja esencial la simplificación de un proceso que, a lo largo del tiempo, por sus características, ha sido complejo y altamente costoso. Mario José Márquez Olier, gerente del proyecto de Factura Electrónica en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) lo explica con un símil: la cadena de pasos que las empresas de envíos deben realizar, por ejemplo, para transportar una carta.

"El cartero recogía la carta. De allí la llevaba a un centro de distribución y allí se clasificaba a dónde iba. Después, llegaba otro señor y se la llevaba en tulas hacia el aeropuerto y se repartía en diferentes aviones de cargas. Un señor, por ejemplo, en Estados Unidos, llegaba y repartía las cartas en las palomeras dependiendo el destino y de allí se armaba otra tula hacia el lugar definitivo donde llegaba y otra persona las clasificaba y transportaba hasta la vivienda donde se dirigía. Toda esta descripción demoraba un tiempo entre el destino inicial y final. Así más o menos era la factura manual, dar una inmensa vuelta: enviar, recibirla en una recepción, enviarlo a contabilidad, revisarla y después hace un proceso para ingresarlo a las cuentas. Estamos pasando de una carta en papel a enviar un simple correo electrónico. Imagínese los ahorros que genera", comenta.

Y esto permite que la Dian pueda validar, en tiempo real, la información por cada operación realizada, aumentando así la percepción de control fiscal. Todo esto sin contar que podrá mejorar el recaudo y cambiar la cultura de sancionatoria a preventiva.

En Colombia hay 13.000 empresas facturando electrónicamente, pero bajo un esquema de validación posterior, es decir, que el vendedor genera su factura y dos días después debe enviarlos a la Dian. Hoy el método es previo, lo que significa que antes de entregarla al comprador será enviada a la autoridad para verificar que el valor facturado sea correcto, así como la suma de los productos y los impuestos.

La Dian dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica. Este modelo permite que quienes deseen, pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la Dian para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.

Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación, respecto de los sistemas de facturación en papel y por computador.

La solución gratuita
Puede creerse que, al ser validado por la Dian, este tipo de facturación tendrá un proceso ralentizado. Pero, según detalla el gerente del proyecto de Factura Electrónica en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales será más rápido que pasar cualquier tarjeta en un datáfono.

Y esto es posible por una plataforma diseñada por la Dian denominada ‘Solución Gratuita’, que al registrarse en minutos genera documentos electrónicos sin ningún límite. Sumado a esto, no es necesario un PC para ingresar: también a través de un smartphone o tableta puede utilizarse sin restricciones por parte de empresas pequeñas o grandes.

A través de la solución gratuita también se podrá hacer la recepción de la factura y, utilizar la plataforma, se podrá hacer factoring electrónico.

¡No se descuide!
El calendario de masificación ha establecido que los sectores más grandes, pero con poca emisión de facturación son los llamados inicialmente a masificar la facturación electrónica, como los de minas y canteras Los sectores que generan mayor facturación, pero en montos pequeños, como la pesca o la ganadería, los últimos (ver infografía).

Sobre el hecho que el agro sea de los últimos sectores en la implementación, Márquez Olier ha manifestado que “dejamos al final el campo porque tiene problemas de conectividad, y debemos llegar con soluciones para la zona y ese nuestro reto”.

En las estimaciones de la Dian, en noviembre de 2019 deben entrar a FE los grandes contribuyentes. Las personas naturales que generen entre 3.500 facturas y 12.000 antes del 3 de agosto de 2020 y las entidades del Estado hasta el 4 de mayo de 2020.

La normativa también establece que en 2020 el 70% de los costos y gastos de la empresa deben estar soportados en factura electrónica, es decir, si los proveedores no son facturadores electrónicos a la empresa tocará pagar más impuestos porque no puede soportar esos costos. El porcentaje, a 2021, será el 90%.

De no acatar la aplicación de la FE, los contribuyentes se exponen al cierre del establecimiento.

Características de la Factura Electrónica

1. Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la Dian.

2. Lleva la numeración consecutiva autorizada por la Dian.

3. Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.

4. Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la Dian.

5. Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.