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La paradoja de los sistemas

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Actualmente la palabra SISTEMA puede ser una de las más usadas en la cotidianidad de las organizaciones, pero vivimos en una paradoja porque no se aplica en realidad lo que su concepto busca.

Hace un tiempo, por ejemplo, ocurrió algo similar con la palabra ejecutivo que buscaba marcar estatus y privilegio, ésta se usó indiscriminadamente en varios contextos como bus ejecutivo, almuerzo ejecutivo, servicio ejecutivo; pero su aplicación distaba mucho de su significado y lo que ocurrió es que este perdió su esencia.

Las organizaciones buscan implementar múltiples sistemas que responden a necesidades reales de su gestión pero por otra parte algunas los estructuran solo para cumplir un requisito o por moda. Podemos mencionar algunos sistemas que se implementan como: sistema de calidad, sistema medioambiental, sistema de sostenibilidad, sistema de seguridad, sistema de servicio al cliente, sistema de información, sistema de seguridad y salud en el trabajo, y la lista, si bien es finita, es extensa.

Pero en esencia qué busca un sistema; la definición básica es conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objetivo. Y si lo vemos más técnicamente desde los sistemas complejos es la representación de una realidad, conceptualizada como una totalidad organizada, en la cual los elementos no son separables y por tanto no pueden ser estudiados, analizados, planeados y gestionados aisladamente.

La esencia de un sistema es que sea organizado, integral e integrado. Sin embargo, en la práctica encontramos en las organizaciones, la desarticulación entre los temas y las áreas; el objetivo que se persigue no es el objetivo común de la organización sino el cumplir con los requerimientos o un indicador; la gestión es cada vez más insular respondiendo a metas de los proyectos o de las áreas; las empresas son cada vez más endógenas desconociendo las características de su contexto y sus implicaciones; al formular los proyectos se listan y no se articulan entre sí; y, en algunos casos, el sistema se ve solo como una certificación que no se puede perder y por lo cual se deben preparar documentos para responder a una auditoría.

Adicionalmente a estas situaciones, podemos sumar el uso indiscriminado de la palabra sistema en expresiones cotidianas como: no hay sistema disculpe, debo llenar este formato porque el sistema me lo pide, el sistema no me permite hacer excepciones, no puedo escucharlo primero debo atender lo que el sistema me dice, es que ahora todo es más complicado por el nuevo sistema. Esto evidencia que el concepto que buscaba ser la solución de la gestión organizacional ahora se percibe como un problema e incluso como la causa de la deshumanización del servicio.

Podemos entonces identificar dos posibles problemas: un desconocimiento del verdadero significado y esencia de estructurar un sistema; y, los métodos de implementación de los sistemas para que estén en función de la organización y no la organización en función de los sistemas.

El reto es volver al concepto del verdadero significado de los sistemas y que su implementación sea un proceso que involucre a todos los grupos de interés buscando que estos le encuentren sentido e importancia de evolucionar las formas de gestión y se entrenen en el quehacer hasta que el sistema se inserte en la dinámica organizacional para mejorar la calidad de vida y el servicio. Esto, más que implementar un cambio, es lo que denominamos gestión de transformación colaborativa y valorativa. 
 

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