Menos reuniones, más criterio: el impacto de la IA en la comunicación laboral

Durante décadas, las reuniones fueron el núcleo del trabajo colaborativo. Servían para coordinar equipos, tomar decisiones y reforzar el liderazgo. Sin embargo, en los últimos años esa centralidad ha empezado a erosionarse. No porque las reuniones hayan dejado de ser necesarias, sino porque su proliferación indiscriminada ha puesto en evidencia un problema estructural de productividad. En este contexto, la inteligencia artificial no ha eliminado las reuniones, pero sí ha acelerado una revisión profunda de su utilidad real. Y, en ese proceso, el correo electrónico está recuperando un papel que muchos daban por superado.

El auge de herramientas de inteligencia artificial aplicadas al trabajo del conocimiento está modificando la forma en que se gestiona el tiempo. El Work Trend Index de Microsoft, que analiza el impacto de soluciones como Copilot en el día a día de las organizaciones, muestra que funciones como los resúmenes automáticos y la asistencia en redacción están reduciendo la necesidad de reuniones informativas y ayudando a los empleados a decidir con mayor criterio a cuáles encuentros asistir y cuáles evitar. El resultado no es solo menos reuniones, sino agendas más intencionales y orientadas a tareas de mayor valor estratégico.

Esta transformación responde a un malestar previo. Un análisis publicado por Harvard Business Review sobre el coste de las reuniones innecesarias señala que una parte sustancial del tiempo corporativo se consume en encuentros que no generan decisiones claras ni avances medibles, y que muchas reuniones se mantienen más por hábito organizacional que por una necesidad operativa real. La inteligencia artificial, al hacer visible ese coste, está actuando como catalizador de un cambio que llevaba tiempo gestándose.

En paralelo, la comunicación asincrónica gana legitimidad como alternativa eficaz al intercambio constante en tiempo real. Estudios del Teamwork Lab de Atlassian indican que cerca de 70% de los trabajadores considera que al menos una cuarta parte de sus reuniones habituales podría sustituirse por un correo electrónico bien estructurado. El dato refleja una fatiga creciente frente a la exigencia de disponibilidad permanente y una preferencia por formatos que permitan leer, pensar y responder con mayor criterio.

Este desplazamiento de las reuniones hacia el correo no implica una reducción del trabajo, sino una transformación de su naturaleza. Sustituir una reunión por un correo exige ordenar ideas, contextualizar decisiones y dejar por escrito responsabilidades y próximos pasos. El correo deja de ser un canal reactivo para convertirse en un espacio donde se articula el pensamiento y se documenta el proceso decisional. En ese sentido, funciona menos como una herramienta de comunicación inmediata y más como un repositorio de criterio organizacional. Esta lógica conecta con los planteamientos de Cal Newport, quien en A World Without Email argumenta que gran parte de la ineficiencia contemporánea proviene de una comunicación fragmentada y reactiva. Según Newport, escribir con intención obliga a pensar con mayor claridad, reduce la ambigüedad y deja un rastro que facilita la rendición de cuentas y la continuidad del trabajo, algo especialmente relevante en entornos complejos y distribuidos.

La IA, no obstante, introduce nuevas tensiones. Si bien puede facilitar la redacción de borradores o sintetizar información dispersa, su uso acrítico puede dar lugar a comunicaciones que parecen correctas en la forma, pero pobres en contenido. Harvard Business Review ha advertido que los textos generados por IA tienden a ser plausibles y bien estructurados, pero no sustituyen el juicio humano ni el pensamiento crítico. La calidad de la comunicación sigue dependiendo, en última instancia, del criterio de quien la supervisa.

El avance de la comunicación asincrónica se inscribe también en estrategias organizacionales más amplias orientadas a mejorar la productividad.

Cada vez más empresas promueven que la información que no requiere consenso inmediato se comparta por escrito, reservando las reuniones para decisiones estratégicas o discusiones complejas que realmente necesitan interacción en vivo. Un análisis del MIT Sloan Management Review subraya que este enfoque no reduce la colaboración, sino que la vuelve más deliberada y menos reactiva.

Este cambio tiene implicaciones culturales relevantes. Menos reuniones no significa menos liderazgo, sino un liderazgo distinto. Uno que prioriza el pensamiento previo, asume la responsabilidad de lo que deja por escrito y entiende que documentar decisiones no es una carga burocrática, sino una forma de gobernanza. Exige habilidades que durante años se dieron por supuestas, como escribir con claridad, argumentar con lógica y estructurar decisiones, y que hoy se revelan como competencias estratégicas.

No estamos ante el fin de las reuniones productivas, sino ante el cuestionamiento de aquellas que existen sin un propósito claro. A medida que la inteligencia artificial se integra en los flujos de trabajo, obliga a las organizaciones a preguntarse con mayor rigor si un encuentro síncrono es realmente la mejor forma de avanzar. En ese replanteamiento, el correo electrónico, lejos de ser un vestigio del pasado, encuentra una nueva razón de ser como espacio para documentar, reflexionar y decidir con criterio.

Porque trabajar mejor no consiste en hablar más, sino en pensar mejor y comunicar con intención. Y en ese ejercicio, el correo, revitalizado por la inteligencia artificial, puede convertirse en una de las herramientas más eficaces del trabajo contemporáneo.