Sáquele más provecho a la página de intranet de su empresa

La deficiente comunicación en las empresas muchas veces es la causa de problemas que hubieran podido tener mejores y más rápidas soluciones.

Para ponerle fin a ello, una herramienta que utilizan grandes empresas del mundo es la intranet, que sirve para optimizar tiempos y eliminar distancias, entre otros beneficios, a un bajo costo. Sin embargo, si no se maneja apropiadamente en materia de contenidos y la organización de la información, la plataforma podría convertirse en un distractor.

No solo el correo electrónico, sino también los procesos en línea, la mensajería instantánea, la posibilidad de hacer videoconferencias y ser un espacio para que los empleados compartan temáticas laborales, sumado a la privacidad, son factores que hacen que importantes compañías hagan un mayor esfuerzo en el desarrollo de la plataforma.

El grupo Nielsen Norman, especializado en el estudio de la experiencia de los usuarios en medios electrónicos, resalta que las páginas de intranet desorganizadas y difíciles de manejar, en vez de ser una herramienta para los empleados, pueden convertirse en un factor que afecte severamente la productividad. Sin embargo, compañías gigantes como la aseguradora American Internacional Group (AIG), han hecho de su página interna una de las principales herramientas de trabajo.

De hecho, en un estudio hecho por Nielsen Norman sobre estas redes, la de AIG es la segunda mejor en todo el mundo en 2013. El mismo estudio dice que muchas de las empresas de ese ranking cuentan con pocos empleados. Es el caso de la que encabeza en listado, Acorda Therapeutics, que tiene 350 personas. Es cifra contrasta con la tercera del escalafón, AT&T, que tiene 127.000 colaboradores utilizando intranet.

Para el caso de Colombia, ya son varias las empresas que le están sacando provecho a sus portales de comunicación interna.

A través de expertos que asesoran el montaje y administración de sus plataformas, como GoIntegro, se crean páginas que ayudan al trabajo.

Entre los clientes de esta empresa están General Motors, Citibank, Laboratorios Merck y Seguros La Equidad. “Estás redes han producido mejoras en los procesos de desarrollo de productos, más rapidez en el tiempo para sacarlos al mercado, aumento en ventas, mayor satisfacción de los clientes y reducción de los costos operacionales”, dice Germán Dyzenchauz, presidente de GoIntegro.

Según el analista web Polkan García, la intranet es una herramienta muy útil para empresas multi-oficina y multi-país. “Las empresas, aparte de satisfacer al cliente externo con sus páginas de internet, tienen que preocuparse por las necesidades de su cliente interno”, señala García.

Beneficios de tener una Intranet
Conocimiento compartido: allí puede quedar consignado el conocimiento que produce la empresa, porque alguien que está al otro lado del mundo puede compartir sus proyectos y recibir retroalimentación. Así mismo, ayuda a tomar decisiones a partir de experiencias compartidas. Tenga en cuenta que un buen porcentaje del día laboral es dedicado a buscar información.

Mensajería instantánea: Internet cambió la manera de relacionarse, y así mismo lo haría una red interna. Según un artículo del periódico El Mundo de España, semanalmente son millones los mensajes instantáneos que circulan en las grandes empresas. Esto ha permitido una comunicación más directa de los jefes con sus empleados y la agilización de los procesos. Al ser un espacio de participación diferente, la gente se siente con más libertad de aportar ideas creativas.

Trabajos virtuales: hoy en día muchas organizaciones tienen empleados alrededor del mundo. Con esta herramienta, se pueden hacer trabajos, reuniones o compartir proyectos, todo en línea.

Costos operativos: el hecho de que muchos procesos ya se pueden hacer en línea, repercute directamente sobre los costos de la empresa. El ahorro en impresiones, llamadas a larga distancia y demás, son significativos. Y los medios que alguna vez fueron útiles ya son obsoletos, como el teléfono, el fax y las fotocopias.

Mejora del clima laboral: la comunicación más directa de los empleados, poder expresarse y ser escuchados, el ambiente democrático, la optimización de los tiempos y trabajo, repercuten positivamente sobre el ambiente laboral de la empresa.

Consejos para su portal interno
Hay varias cosas que debe tener en cuenta si quiere iniciar o mejorar su página de intranet. La primera es que no se hace de la noche a la mañana, y el promedio de tiempo para alcanzar el éxito de las Top 10 del mundo está en 2,3 años. También debe tener presente que se necesita un clima democrático que permita la crítica sin temor a despidos. En tercer lugar, debe haber una participación activa de los altos rangos de la organización, y finalmente, promover una cultura de trabajo en equipo.

Las opiniones

Germán Dyzenchauz
CEO y Cofundador de GoIntegro
“Todos los altos ejecutivos saben que adoptar una red social corporativa es un progreso para la comunicación entre sus empleados y la compañía”.

Polkan García
Analista Web
“Las intranet son útiles porque cuentan con herramientas de acceso unificadas en un solo lugar. Además, las empresas tienen que pensar en suplir necesidades del cliente interno”.

Louise Kennedy
Gerente del programa de marketing de Intranet Benchmarking Forum
“La combinación de intranet sociales y estéticas no es sencilla. El reto no es solo hacer mejores y más prominentes las herramientas, sino también demostrar el valor de un vistazo”.