Reuniones no presenciales

La revolución tecnológica en el área de las comunicaciones nos permite cada vez más y de manera más confiable, fiel y segura, estar conectados simultáneamente con personas que se encuentran situadas en cualquier lugar del mundo, contando con una conexión a internet.

Esta maravillosa alternativa, que parece sacada de los libros de ficción, se puede aprovechar para realizar, de manera válida, las sesiones de junta directiva, cuando uno o varios de sus miembros se encuentran ausentes. La posibilidad de realizar reuniones no presenciales está prevista en el artículo 9 de la Ley 222 de 1995, pero para que tanto las reuniones como las decisiones adoptadas tengan validez, se requiere cumplir con algunas condiciones específicas, que es importante conocer antes de convocar a una sesión de este tipo.

También es importante tener en cuenta que, cuando se habla de reuniones no presenciales, no solamente se hace referencia a las que se realizan mediante la utilización de sofisticados medios electrónicos; también pueden hacerse consultas específicas que los miembros de la junta deben responder por escrito. En una sesión presencial, para que los miembros de una de junta directiva puedan deliberar y tomar decisiones válidas, se requiere la conformación del quórum señalado en los estatutos de la sociedad; en las no presenciales, por el contrario, la no participación de uno solo de los miembros torna en ineficaces las decisiones adoptadas. Si bien, como se dijo, se requiere la participación de todos los miembros, las decisiones se toman por mayoría decisoria (la mitad más uno) o de acuerdo con lo establecido en los estatutos.

Otro requisito fundamental es que la comunicación que establezcan los miembros de la junta, debe ser simultánea o sucesiva y que el medio técnico utilizado permita grabar o filmar la sesión, para poder probar posteriormente las deliberaciones y decisiones adoptadas. Es importante anotar que esto último no exime al secretario de la elaboración del acta correspondiente, al sometimiento de la misma a aprobación por parte de los participantes y posterior firma por parte del presidente y secretario. Como todas las actas, ésta también debe ser asentada en el libro correspondiente, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Cuando se requiere hacer una determinada consulta a los miembros de la junta, las consideraciones y decisiones serán válidas si cada miembro expresa por escrito el sentido de su voto y la comunicación es recibida en un lapso no mayor de un mes, contado a partir del recibimiento de la primera comunicación.

También aquí, las propuestas se aprueban por mayoría y la no participación o respuesta de cualquiera de los miembros, deja sin consecuencias los acuerdos alcanzados. Por lo general este último mecanismo se utiliza para resolver asuntos urgentes, sobre los cuales es necesario tomar decisiones que no pueden esperar a la realización de la siguiente sesión presencial. Sorprende, por lo tanto, que la Ley dé un plazo tan amplio para el pronunciamiento de cada uno de los miembros. Una ventajas de las reuniones no presenciales, es que se encuentran exoneradas de los requisitos de convocatoria y celebración dentro del domicilio social de la empresa, agilizando el proceso decisorio.

En un principio, las reuniones no presenciales tenían que realizarse mediante comunicación telefónica y un altavoz que permitía la interacción de todos los participantes; luego surgió la videoconferencia que ha venido mejorando su calidad y para la que se requiere la utilización de líneas telefónicas REDSI y equipos compatibles de trasmisión y recepción de imagen, datos y video.

El surgimiento de Skype está revolucionado la realización de reuniones no presenciales, por la facilidad para conectarse sin costo con cualquier usuario alrededor del mundo, para lo cual sólo se requiere tener un computador conectado a internet, una cámara y un micrófono. No es fácil acostumbrarse a debatir frente a pantallas, pero los ahorros en tiempo, costos de desplazamiento y la inmediatez que se consigue para debatir temas urgentes, harán de este medio, una herramienta cada vez más utilizada.