La sociedad de la información y la comunicación y la ´red tape´

El concepto de red tape o 'cinta roja' se refiere a la regulación excesiva o al cumplimiento rígido de reglas formales que se consideran redundantes o burocráticas y que obstaculizan la acción o la toma de decisiones. Se aplica generalmente a los gobiernos, a las corporaciones y a otras organizaciones de gran tamaño, como los organismos internacionales.

El nombre se remonta a los expedientes históricos del siglo dieciséis, cuando el rey Enrique VIII conminó al Papa Clemente VII con alrededor de ochenta solicitudes para la anulación de su unión a Catalina de Aragón. Los documentos se enrollaron y apilaron sin revisarse, cada uno sellado y lacrado con una distintiva 'cinta roja' o red tape obligatoria.

En una era en que la información y la comunicación producen milagros antes impensados como combatir el estancamiento social o el menor desarrollo de un país, la permanencia de prácticas como 'cajonear' trámites resulta anacrónica, por decir lo menos. Las transformaciones que la tecnología está produciendo nos han llevado desde una civilización arcaica a una moderna, desde economías de carácter industrial a unas basadas en servicios.

En Colombia el Decreto-Ley Antitrámites intenta evitar la ingrata práctica de las 'vueltas' eliminando varios procedimientos considerados engorrosos para los ciudadanos, entre ellos, los certificados de supervivencia y autenticaciones de la firma del propio titular presente. La norma también impone actualizar al sector privado y mixto, innovando con la obligación de recibir solicitudes de citas para medicina general y odontología por vía electrónica, todo un reconocimiento de la sociedad de información.

En este contexto, uno de los proyectos que viene aplicándose hace un tiempo y que ejemplifica las ganancias para usuarios y funcionarios de simplificar o eliminar trámites es actualmente el del VUR o ventanilla única de trámites de registro. Se trata de un proyecto liderado por la Superintendencia de Notariado y Registro y que está en fase de testeo. La iniciativa busca hacer más amable el proceso de registro inmueble a partir de la facilitación de trámites, simplificando gestiones al proceso.

La idea no es mala. Las simplificaciones y ahorros de tiempo comienzan en las notarías, puerta de entrada al no siempre receptivo mundo del trámite. Las notarías en las que el proyecto se está probando disminuyen los tiempos del ciudadano con las herramientas a su mano. Incluso las ciudades más avanzadas en la experiencia ya preparan el pago en línea para hacer instantáneamente la puesta al día de un inmueble con sus impuestos.

Las ganancias van más allá de disponer de un trámite o una consulta en línea. Para los notarios, los ahorros de tiempo optimizan su flujo de trabajo,y para los ciudadanos existen numerosos ahorros de tiempo, no sólo en las vueltas sinó también en los costos de traslado y en la certeza de que la notaría es la que debe entender el trámite. Es lo que se llamaría en la jerga estratégica de negocios, una situación de 'win - win'.

Sin embargo es imprescindible una actitud crítica y el celoso seguimiento ciudadano a todas estas implementaciones. Esto es porque existe una gran tentación en los proyectos de gobierno electrónico o en línea de 'absorber' todos los ahorros de tiempo en las instituciones involucradas, mejorando las condiciones de trabajo a los funcionarios, más no necesariamente a los ciudadanos. Porque hay que preguntarle a nuestros funcionarios: ¿Qué ocurre cuando la disminución de trámites no cumple con la promesa de mejorar nuestro bienestar? ¿Cuál es nuestra garantía de calidad?