Cambiando a modo sin oficina

A diario escuchamos de experiencias aisladas de trabajadores que por una u otra razón trabajan desde lugares remotos y la fascinante experiencia de comprobar que todo puede hacerse sin necesidad de estar físicamente en la oficina, pero tomar la decisión de experimentar si ese esquema de trabajo funcionaría para toda una sección o departamento, implica cambios profundos en la forma de trabajar y especialmente en los esquemas de supervisión establecidos.

Las ventajas para la empresa y los trabajadores pueden ser tantas, que bien vale la pena tomar el riesgo y evaluar de manera práctica, hasta dónde es posible aplicar esta modalidad en su empresa. Este, como tantos otros cambios, implica una cuidadosa planeación para establecer la forma como se va a operar, contar con la plataforma tecnológica y los equipos y necesarios para conseguir que las comunicaciones fluyan normalmente, entre los miembros del equipo que realiza el experimento. Para ajustar los procedimientos y evaluar y corregir los aspectos negativos que vayan surgiendo, lo más recomendable es hacer pruebas piloto de uno o dos días, e ir incrementando su duración hasta completar por lo menos un mes de operación continua a distancia.

Esto último es importante para que las evaluaciones que se hagan, comprendan ciclos completos, para poder determinar la capacidad de adaptación de los trabajadores al nuevo esquema, las dificultades que se presentan en todos los campos, los cambios favorables o desfavorables en la productividad, los ahorros en servicios públicos y mejoras en el bienestar de los trabajadores, entre otros. Con el valor del metro cuadrado para oficina, especialmente en ciertos sectores de las ciudades, quienes estén considerando la posibilidad de incursionar en el teletrabajo, saben que cualquier disminución en el espacio requerido para la operación de la empresa, puede representar un importante ahorro en el pago de arriendos o la posibilidad de alquilar o vender áreas que podrían quedar libres y parqueaderos que ya no se requieren, si un grupo importante de colaboradores empieza a laborar desde sus casas.

Disminuyen también los gastos de seguridad, aseo, papelería, fotocopias, cafetería y lógicamente servicios públicos. Para los trabajadores, el mayor aliciente es el ahorro en los tiempos de desplazamiento, que en ciudades como Bogotá pueden fácilmente implicar hasta 3 o más horas diarias, que pueden dedicarse a la familia, al estudio o la práctica de actividades, deportivas , recreativas y culturales. Para quienes tienen hijos pequeños, la tranquilidad de poder despacharlos al colegio sin la angustia de llegar tarde al trabajo y la de evitar tener que pedir permiso para atender citas médicas e inconvenientes hogareños, es algo que no tiene precio.

Sin embargo, no todos los trabajadores se habitúan y valoran estos beneficios, especialmente si las condiciones del hogar no son las más adecuadas para realizar el trabajo diario, no se cuenta con una buena conexión a Internet, se incrementan los gastos en comunicaciones y el cambio de ambiente, entre la casa y la oficina, es considerado como un aspecto determinante en la vida del trabajador. También está el tema de la socialización, que indudablemente se afecta al perderse el contacto personal con los compañeros de trabajo. El teletrabajo plantea 2 cambios culturales muy importantes: el primero, tiene que ver con la pérdida de contacto físico entre los compañeros de trabajo, que puede llevar al trabajador a un aislamiento, cuyas consecuencias aún no han sido suficientemente evaluadas, pero que puede mitigarse con la programación de reuniones periódicas, que además son fundamentales para la fijación de metas, comunicación de planes y el mantenimiento del sentido de pertenencia, que no puede dejarse perder en ningún momento.

El segundo, es el esquema de supervisión, que debe concentrarse en el cumplimiento de la tarea y el alcance de las metas y objetivos, dejando de lado el arcaico control del tiempo que el empleado pasa o pierde frente a su computador.

Teniendo en cuenta que para las nuevas generaciones de trabajadores estar siempre conectado a Internet es una prioridad y la flexibilidad laboral casi que una exigencia, es de esperar que el trabajar desde lugares diferentes a la oficina crezca.