Tecnología

Facturación electrónica


El uso de la tecnología en la mejora de los procesos operativos y financieros de las empresas ya es una obligación

En el curso del 2019, se sumaron a la lista de autorizados 15 empresas facultadas para prestar el servicio de facturación electrónica

Laura Vita Mesa - lvita@larepublica.com.co

Este será un año de muchos retos y cambios en el marco de la facturación electrónica en Colombia. Para octubre de este año, todos los contribuyentes, independientemente de su tamaño, deberán haber adoptado este modelo de facturación y tendrán que reportar bajo este modelo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Según la normativa que estableció la entidad sobre esta materia, existen tres posibilidades para que las personas, naturales o jurídicas implementen el proceso: pueden hacerlo directamente, utilizando la plataforma de facturación gratuita habilitada por la entidad o a través de uno de los proveedores tecnológicos autorizados.

Los proveedores tecnológicos son aquellas empresas autorizadas por la Dian que cuentan con las herramientas necesarias para emitir facturas electrónicas en el país, bajo los requisitos y exigencias de la entidad.

Hasta este momento, la Dian ha autorizado a 89 proveedores tecnológicos, la mayoría de estos ubicados en la capital del país, 13 de ellos se sumaron a la lista en 2019. Del total de empresas habilitadas para proveer el servicio de facturación electrónica, 64 están en Bogotá y 11 en Medellín. Cali es la sede de cinco de los proveedores, mientras que cuatro de estos están ubicados en Bucaramanga. Cúcuta, Ibagué, Pereira, Popayán y Cartagena alojan, cada uno, a una de las empresas prestadoras del servicio.

Entre los requisitos que tiene en cuenta la organización para definir quiénes pueden convertirse en proveedores tecnológicos autorizados se cuentan estar habilitados para facturar electrónicamente, tener vigente y actualizado el Registro Único Tributario (RUT), ser responsables del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común, estar acreditados con certificación ISO27001, tener un patrimonio líquido igual o superior a 20.000 UVT y unos activos fijos que representen por lo menos 50% del patrimonio líquido, y cumplir las condiciones de operatividad tecnológica.

En muchos casos, estos proveedores si bien cuentan con la posibilidad de prestar servicios en todos los sectores económicos y atender las necesidades de clientes de distintos tamaños, tienden a especializarse en un tipo de usuario específico.

Es el caso, por ejemplo, de la empresa antioqueña Cadena que, habiéndose especializado en el mercado de los grandes contribuyentes, maneja entre 13% y 15% de las transacciones del mercado. Es también el caso de la compañía portuguesa Saphety, que si bien maneja todos los sectores de la economía, es líder en la facturación de la industria farmacéutica y la construcción; o Alegra, cuya oferta está dirigida a profesionales independientes, gerentes y dueños de Mipyme que no necesariamente tienen conocimientos en contabilidad y administración.

LOS CONTRASTES

  • Esteban TéllezChief revenue officer de Siigo

    Lo que hace el proveedor tecnológico es brindar soluciones y herramientas a los empresarios

  • Alberto RedondoMarketing Manager Latam de Seres

    La e-factura no se trata solo de un cambio en la tecnología, es un cambio de todos los procesos

RETOS EN IMPLEMENTACIÓN

Todos los contribuyentes tendrán que adoptar la factura electrónica durante este año, lo que supone un gran reto tanto para las empresas como para los proveedores y para la Dian.

Esteban Téllez, chief revenue officer del proveedor tecnológico Siigo, manifestó que, en esa coyuntura, “es de suma importancia que exista un proceso de sensibilización y capacitación para los empresarios contribuyentes, mediante el cual puedan estar informados del procedimiento a llevar a cabo y las fechas límites dentro de las cuales deben realizar esta transición a la facturación electrónica”.

A propósito de la obligatoriedad de este esquema que entrará en vigencia, Téllez dijo que “somos conscientes de que la demanda para este tipo de servicios aumentará significativamente durante 2020 y por esta razón, nos encontramos en continuo mejoramiento para responder a las expectativas y requerimientos de los clientes”.

Alberto Redondo, marketing manager para España y Latam de Seres, la empresa de facturación electrónica perteneciente al grupo francés La Poste, afirmó que el reto más grande para este año es que “las compañías no piensen simplemente en cumplir con la norma, porque eso solamente generará un problema tras otro”.

El directivo agregó que “la clave es que las organizaciones entiendan la oportunidad que tienen de frente para mejorar y automatizar sus procesos, de manera tal que si el día de mañana cambian las normas puntuales, van a tener unos procesos ágiles que permiten adaptarse a lo que venga”.

LAS PRECAUCIONES CON LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS

Las facturas electrónicas requieren para su emisión de la firma con certificado digital, que permite identificar al facturador y establecer si el documento es integro, elementos que dan confianza a las partes sobre la seguridad del documento. El comprador que quiera saber si la factura electrónica que le entregaron fue validada por la Dian debe tomar el Código Único de Factura Electrónico, en el archivo XML de la factura, o en la representación gráfica de la misma, que generalmente está en formato PDF, y puede consultar en el servicio informático electrónico, el resultado de la validación.