El primer paso para crecer es la formalización

“Es  un asunto de estrategia. Ninguna empresa en sus cabales completos  va a hacer alianzas o negociar con alguien que no esté formalizado porque es un riesgo. Una empresa se estanca en ventas y comercialmente cuando no está debidamente formalizada porque  los negocios no crecen” dijo Clara Céspedes, coordinadora de Emprendimiento e Innovación de la Cámara de Comercio de Pereira (CCP).

Los gobiernos locales y las cámaras de Comercio han realizado ejercicios para asesorar,  facilitar, simplificar trámites y concentrarlos en un mismo punto como en los Centros de Atención Empresarial (CAE) de las cámaras o las ventanillas únicas.

Aunque parece claro que hoy hacer  trámites ante las cámaras y entidades pertinentes, es relativamente sencillo y práctico, para el consultor en comunicación corporativa, Santiago Ocampo,  aún existen aspectos que hacen de la formalización un asunto complejo. “En la formalización hay transparencia y lo cubre la ley. Pero para un emprendedor que está empezando, el tema impositivo, por ejemplo,  sigue siendo difícil y termina ahogándolo. Por ello  el Gobierno debe dar en este sentido más apoyo” dijo.

Trámites

Conozca y defina el tipo de sociedad

Consultar el tipo de empresa a constituir es clave para saber los requisitos a seguir. Es importante conocer las clases de empresas que pueden crearse en Colombia, las características y responsabilidades que implican, dependiendo si se trata de persona natural o persona jurídica. Buena parte de las compañías nuevas optan por la Sociedad por Acciones Simplificadas (SAS).

Seleccione  un nombre que sea registrable

Al seleccionar el nombre o razón social de la empresa a constituir se debe verificar que sea registrable, es decir, que no lo tenga otra sociedad. Este paso se debe hacer también para las marcas. De hecho, la ley ordena a las cámaras de comercio abstenerse de inscribir un comerciante o un establecimiento cuando se compruebe que en la base de datos de estas entidades se encuentre otro ya inscrito con el mismo nombre en cualquier parte del país. Esto se puede consular virtualmente a través de la página del Registro Único Empresarial (www.rues.org.co).

Consulte clasificación y uso del suelo

Se debe consultar la clasificación por actividad económica a través del código CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme), que tiene como propósito agrupar todas las actividades económicas similares por categorías, permitiendo que los empresarios puedan clasificarse dentro de actividades muy específicas que faciliten el manejo de información para el análisis estadístico y económico empresarial. Debe conocer los usos del suelo permitidos para la actividad económica que se va a desarrollar. También se debe conocer la ubicación del establecimiento de comercio o de la sociedad. Esto obedece a los Planes de Ordenamiento Territorial o reglamentación al respecto vigente en las ciudades.

Diligencie el rut y matrícula mercantil

Se debe hacer el diligenciamiento de la preinscripción del Registro Único Tributario (RUT), que deberá ser reconocido por el representante legal ante funcionario competente (notario, juez, entre otros). Este trámite se debe hacer en la página web de la Dian  o directamente. También puede dirigirse a las oficinas de la cámara de comercio de la ciudad respectiva. Con este formulario, la Dian le asignará el Número de Identificación Tributaria NIT. Si como comerciante o sociedad ya tiene NIT deberá adjuntar el certificado del RUT o la fotocopia del NIT. Se deben diligenciar los formularios de matrícula (inscripción en el Registro Público Mercantil) que pueden hacerse en los formularios de Registro Único Empresarial y Social (Rues) o virtualmente en la página del CAE. También se realizan de manera presencial acercándose a la cámara de comercio.

Elabore los estatutos de la firma

Si es una persona jurídica se debe elaborar el documento de constitución de la sociedad con sus respectivos estatutos. Estos se deben preparar y redactar porque regularán las relaciones entre socios y entre ellos y la sociedad. Esto se debe hacer conforme a lo estipulado por la Ley 1014 de 2006: podrán elaborar en documento privado la minuta de constitución de la sociedad las empresas con activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes y/o que tengan una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores. Deberá elaborar escritura pública en cualquier notaría las empresas con activos totales por valor superior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes y/o que tengan una planta de personal superior a diez (10) trabajadores. Se debe solicitar, además,  la inscripción de libros en la cámara de comercio. Sin este paso no se puede acoger a posibles beneficios tributarios. Independientemente del valor de los activos o de la planta de personal, también podrá constituir su empresa por documento privado a través de la figura de Sociedad por Acciones Simplificadas.

Registro sanitario y otros trámites

El resgistro y constitución de una empresa implica, además, trámites como abrir cuenta bancaria; registro sanitario si es necesario; visita del Cuerpo de Bomberos; matrícula sanitaria ante la Secretaría de Salud y derechos por ejecución pública de obras musicales (Sayco - Acinpro), en caso de que sea necesario. Hay que tener en cuenta los pagos como Industria y Comercio, por diversos registros o a la Dian.

Tenga en cuenta posibles beneficios

Algunos entes territoriales (municipios y departamentos) otorgan algún tipo de beneficios, que pueden ser de índole tributario, para nuevas empresas o para emprendedores, como un estímulo a la creación de sociedades. Por ello se recomienda explorar esta posibilidad para mirar si se aplica a algún beneficio en caso de que estos, en efecto, se otorguen. En las Ventanillas Únicas se da este tipo de asesoría.

Las opiniones

Santiago Ocampo Gómez

Consultor en comunicación corporativa

“Hacer los trámites en Cámara y otras entidades es sencillo. Lo complejo sigue siendo el tema impositivo”.

Clara Céspedes

Coordinadora de Emprendimiento e Innovación de la CCP

“en la asesoría que damos evaluamos con el emprendedor el momento ideal para formalizarse. Consideramos que es la fase de preaceleración”.