Más allá de cumplir la regla

La realización de la asamblea de socios y accionistas, tan cotidiana por estos días para las empresas colombianas, se convierte a veces en una rutina en la que no se tienen en cuenta los pequeños detalles importantes.

La convocatoria, el quórum, el acta de la reunión y la elección del presidente y el secretario, son esenciales que no se pueden pasar por alto sin tener en cuenta las consecuencias que puede traer no seguir el reglamento al pie de la letra.

No basta con cumplir con lo señalado en el Artículo 422 del Código de Comercio, que obliga a efectuar una asamblea general, por lo menos una vez al año, en las fechas fijadas en los estatutos de la misma o dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, que por lo general en nuestro país se da en diciembre para facilitar las cuentas fiscales. Hay que tomarse la fecha en serio para evaluar el rumbo de la compañía, hasta dónde ha llegado, cómo lo ha logrado y a dónde quiere llegar.

Bien dice la regla que las asambleas se convocan, “para examinar la situación de la sociedad, designar a los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social”.

El primer paso firme para llevar a cabo una buena asamblea es realizar con tiempo y claridad la convocatoria de sus participantes.

La convocatoria debe hacerse 15 días hábiles antes de la fecha estipulada y por escrito. Ojalá esta comunicación no solo contenga la citación con fecha, lugar y hora sino que además incluya los documentos relevantes que los socios o accionistas deben conocer antes de la reunión. También se recomienda definir las actividades y la metodología que se va a llevar a cabo para optimizar el tiempo y algunas veces se fija hora de terminación del encuentro para evitar jornadas extensas.

Una vez llegue el día de la reunión es vital contar con el quórum necesario para llevarla a cabo. Si no se tiene el numero de accionistas que se requieren para deliberar y/o decidir según los estatutos, la reunión se debe cancelar.

Si se lleva a cabo la asamblea sin el quórum decretado, la compañía corre el riesgo de ser demandada por las decisiones que se tomen en ausencia de algunos socios. En caso de que no haya quórum la asamblea se debe posponer y los organizadores deben fijar una nueva fecha para celebrarla.

Es clave fijar un buen líder en la asamblea, que ojalá no sea el mismo presidente de la compañía. De él depende hacer respetar el turno a la hora de tomar la palabra, permitir el aporte de ideas, procurar decisiones consensuadas, recopilar la información, resumir con claridad y dejar definidos compromisos adquiridos.