Hace algunos años, la gestión documental tanto en el sector público como privado era considerada “el patito feo”. Ese mundo de la administración, manejo y control del archivo, era tratado de forma peyorativa como una zona gris. En algunos casos ser trasladado al área de archivo era una especie de castigo para el servidor público o el trabajador.
Hoy las cosas han cambiado, no solo las nuevas normas en materia de gestión documental, la promoción de medios electrónicos y la validez jurídica del documento electrónico han permitido cambiar esta errónea concepción de la archivística, sino también la realidad de la actividad. Al final del día, se requiere “la evidencia” y son los gestores de la documentación (física y electrónica) los llamados a apoyar esta labor.
Nos falta mucho camino por recorrer, pero hoy podemos hablar de un renacer en Colombia en materia de archivística y en materia de gestión documental. El importante rol que ha desempeñado el Archivo General de la Nación, al reconocer que los medios electrónicos son aliados de los actuales modelos de la gestión documental, ha fortalecido dicho proceso.
Retomando las nuevas reglamentaciones, cabe resaltar un documento que merece mayor despliegue y socialización puesto que representa un importante avance en la gestión documental. Se trata del ‘Protocolo para la digitalización de documentos con fines probatorios’.
Respecto al protocolo mencionado, fue el Comité de Reprografía y Automatización del Archivo General de la Nación el que identificó la necesidad de contar con un documento de carácter conceptual y metodológico que permitirá llevar a cabo la duplicación digital de los documentos de archivo, conservando la garantía de validez legal, el valor probatorio y la eficacia de los mismos.
El Protocolo describe los procedimientos mediante los que puede demostrarse que una copia puede ser equivalente al original con igual validez jurídica y probatoria. Es decir, reconociendo la existencia de la validez de los medios electrónicos (Ley 527 de 1999) el Comité se dio la tarea de aplicar el denominado principio de equivalencia funcional, y dar validez a esta actividad.
A grandes rasgos, el protocolo desarrolla dos importante componentes: procedimental y tecnológico. Del último, resaltamos la digitalización certificada, en donde no es suficiente el procedimiento y se requiere un nivel de aseguramiento técnico para generar las imágenes con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.
Como referencia se mencionan aquellos mecanismos de tecnología que mitigan los riesgos de suplantación o alteración, en especial la intervención de terceros de confianza (entidades de certificación digital abierta), quienes bajo la premisa de no ser juez y parte brindan unos mayores niveles de seguridad a través de componentes como el Estampado Cronológico, la Firma electrónica, la Firma digital, la Encriptación de datos y la Certificación de las condiciones de Archivo y conservación por parte de terceros.
En horabuena contamos con reglamentaciones que permiten alcanzar unos mejores estándares para la gestión documental y la generación de evidencia digital con plena validez, el reto ahora es para los profesionales de la gestión documental que tanto en el sector público y privado puedan conocer y aplicar estas nuevas recomendaciones y que no pase como en otros casos en donde la norma termina convirtiéndose en letra muerta.
