Actas de asambleas son un importante instrumento legal

Terminado el período de las asambleas de accionistas, es responsabilidad de quien fue designado como secretario la elaboración del acta que registre lo acontecido en la reunión y las decisiones adoptadas por los participantes. En la elaboración de las actas deben tenerse en cuenta los requisitos establecidos por la ley, de modo que las decisiones que en ellas se consignen, “existan, sean eficaces y válidas”.

En esta nota se brindan elementos básicos que debe tener el texto que se redacte, para que el acta sea aceptada e inscrita en la cámara de comercio.

Lo formal
Al elaborar el acta, es imprescindible incluir su número correspondiente, de acuerdo con el consecutivo de actas de la organización, la fecha en que se realizó la reunión, la ciudad y dirección donde esta tuvo lugar, así como el nombre completo de la sociedad. También debe precisarse qué órgano fue el que se reunió (Asamblea de Socios o Accionistas, por ejemplo), la naturaleza de la reunión (si se trató de una asamblea ordinaria o extraordinaria) y la forma en que se realizó la convocatoria, indicando quién o qué órgano la convocó (representante legal, junta directiva, etc.) y con qué antelación se hizo; todo lo cual debe concordar con lo establecido en los estatutos de la sociedad.

Un punto fundamental, que también debe registrarse en el acta, es la forma como se conformó el quórum, para lo cual los convocantes debieron ceñirse estrictamente a lo establecido en los estatutos, pues si sesionaron sin el quórum establecido carecen de validez tanto la asamblea como las deliberaciones y decisiones adoptadas. Es importante tener en cuenta que si dentro del orden del día se incluyó alguna reforma estatutaria, es posible que para su aprobación se requiriera un quórum mayor o específico, por lo que en el acta debe constar, el número de socios participantes y representados, todo lo cual debe coincidir con el registro de asistencia y firmas consignadas. De igual manera, en el acta deben transcribirse los textos de los artículos cuya modificación fue aprobada.

Registro de las decisiones
Más que un extenso relato de las posiciones adoptadas por unos y otros participantes, lo esencial que debe consignarse en el acta es la forma como se llegó a cada decisión, es decir, si fue aprobada de manera unánime o por mayoría y dentro de esta, los votos a favor y en contra de cada proposición. Cuando se trate de la elección de nuevos miembros de la junta directiva debe transcribirse el resultado del proceso, incluyendo el número de votos obtenido por cada lista o candidato y en blanco.

Para inscribir las actas en la cámara de comercio, es necesario que estas hayan sido previamente aprobadas, bien sea por la asamblea misma, para lo cual debió hacerse un receso mientras se redactaba o, lo que resulta más práctico, por una comisión de dos o más personas, designadas por la asamblea para tal fin. En este último caso, los conceptos emitidos por los comisionados, deben darse por escrito y anexarse al acta correspondiente.

El registro de las actas ante la cámara de comercio, no solamente es un deber legal, sino que este acto permite que las decisiones contenidas en ellas, tengan validez legal y surtan efectos frente a terceros. Una vez el acta ha sido elaborada y firmada, la cámara establece un plazo de 2 meses para su registro.

Tenga cuidado con los detalles en los registros
Puesto que los nombramientos, revocatorias y renuncias de los miembros de cuerpos colegiados, deben quedar registrados en la Cámara de Comercio, es importante que los nombres y números de identificación de los entrantes y salientes se transcriban correctamente y que el acta esté firmada por el presidente y secretario de la asamblea. Además, se requiere una carta de aceptación de los nuevos miembros.