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La factura electrónica no solo modernizará las operaciones de las empresas, sino que les permitirá reducir costos.
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Para implementar la facturación electrónica es importante que se revise que el distribuidor esté autorizado por la Dian.
La implementación de la facturación electrónica es fundamental, por ello, LR le presenta cuáles son esos pasos para implementarla con éxito.
Lo que debe tener en cuenta todo aquel que inicie el trámite, sea persona natural o jurídica, son las condiciones de generación y los estándares establecidos por la Dian.
En ese sentido, Gabriel Montiel, director de administración y finanzas en Sistemas de Información Empresarial, S.A. (Siesa Colombia), dijo que, “es fundamental revisar que el proveedor de servicios de tecnología esté autorizado por la Dian, y además examinar cuáles son las necesidades que la empresa tiene”.
Por su parte, Jorge Mateus, director de Industria y Consumo en Indra Colombia, manifestó que, “es necesario utilizar el formato electrónico de generación XML. Al momento de generar la factura, esta debe llevar numeración consecutiva (que es autorizada por la Dian) y cumplir los requisitos señalados en la resolución 2242 de 2015 en su artículo 3”.
Este estatuto exige entre otras cosas que las facturas cumplan con requisitos como, estar denominada expresamente como factura de venta; apellidos, nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; la discriminación del IVA pagado; llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta; fecha de expedición; descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; valor total de la operación; nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura; indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
“Es importante que también se tenga en cuenta que es indispensable incluir la firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica, desde su expedición hasta su conservación. Dicha firma podrá pertenecer al obligado a facturar electrónicamente, a los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico. Por último, toda factura electrónica debe incluir el Código Único de Factura Electrónica”, dijo Mateus.
Por otro lado, más allá de los pasos para su implementación es muy importante la reducción de costos que tendrán quienes implementen la facturación electrónica. “Según la Dian, con base en información del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, una factura electrónica puede tener un costo total para las compañías de entre $540 a $840, aproximadamente 70% a 80% menos que el asociado con la emisión, impresión, envío y almacenamiento de una factura física”, resaltó César Delgado, gerente Kpmg en Colombia.
Así mismo, vale resaltar que, la implementación de la facturación electrónica no es estándar y depende de varios factores particulares de cada compañía, que cambian el costo unitario. Por ejemplo: el volumen de facturas (a mayor volumen, menor costo unitario); campos extras necesarios más allá de lo básico exigido; integraciones requeridas entre sistemas propios y el proveedor tecnológico, complejidad del negocio, tipos de documentos utilizados, facturación B2C vs. B2B, entre otros.
El monto de ventas a través de este tipo de documentos fue de $83 billones.
Reducción de costos entre ventajas para las empresas con facturación electrónica.
