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Los soportes en papel están en vía de extinción, permitiéndole a la Dian llevar la trazabilidad y control de las transacciones
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Las más comunes corresponden a multas económicas y a cierres temporales o clausura del establecimiento por parte de la Dian
De acuerdo con el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (Ciat), el sistema de facturación electrónica representa hasta 80% de ahorro en costos en comparación con las facturas en papel. Al igual que a la Dian se le facilita su gestión al reducir los tiempos en envío y recepción de facturas.
El director de la maestría en tributación de la Universidad de los Andes, César Cermeño, explicó que existen varios beneficios asociados al sistema de facturación electrónica entre los que destaca que se facilitan “aspectos como la trazabilidad, almacenamiento, conservación, disponibilidad y seguridad de la información. Mejora el control fiscal”, y añadió que para la gestión de la Dian, la facturación electrónica permite optimizar sus programas de fiscalización y procesos como las devoluciones de saldos a favor.
Y aunque se generen todos estos beneficios también pueden ocasionarse sanciones si una empresa está obligada a expedir la factura electrónica y no lo hace. Por un lado puede ser penalizado con multas equivalentes a 1% de las operación registrada en la factura, sin que exceda las 950 Unidades de Valor Tributario (UVT) que para 2022 este valor corresponde a $38.004; pero si se omite información o se envía con errores, se podría generar una sanción que no supere 15.000 UVT. Otro tipo de sanciones es el cierre temporal o clausura del establecimiento por no adoptar el sistema de facturación obligatoria como lo indica el artículo 684-2 del Estatuto Tributario.
A la vez que las empresas pueden verse sancionadas de forma comercial, ya que de acuerdo con explicaciones proporcionadas por funcionarios de la Dian, al no facturar electrónicamente las compañías generan perjuicios a sus clientes.
Esto se vería reflejado en el documento soporte de costos, y de deducciones y de impuestos descontables, pues si a un cliente no le entregan factura electrónica esa compra no podrá ser deducible en el impuesto de renta, ya que “únicamente las facturas electrónicas que son validadas por la Dian dan derecho a crédito fiscal”, señaló Luis Valero, subdirector de Factura Electrónica de la entidad, por lo que en ese caso se generará que el cliente elija otra empresa para hacer sus compras.
Considerando que la facturación electrónica no solo incluye a la de venta sino también a todos los documentos de soporte como el de pago de nómina (que está en fase de implementación), o el de adquisiciones para los no obligados a facturar, se debe estar atento a las nuevas regulaciones que se expidan para evitar incurrir en sanciones.
El primer paso es tener un certificado de firma digital
Uno de los requisitos para poder expedir la factura electrónica es contar con un certificado de firma digital, un artefacto que garantiza la autenticidad de las facturas. Aunque en algunos casos es posible que el responsable de facturar autorice a un tercero para firmar las facturas electrónicas, la práctica más recomendable en términos de seguridad jurídica es que cada facturador sea quien firme sus propios documentos. Hay más de ocho empresas que tienen autorización para entregar este tipo de certificado digital, aunque la Dian lo entrega gratis.
Con los nuevos lineamientos de la Dian, las empresas del país empiezan a implementar esta forma de registro electrónico.
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