Las ventajas de sistematizar su Pyme

La facturación electrónica obliga a todas las Pyme, cada vez que quieran expedir una factura no-POS, a enviarle a la Dian una “pre-factura” digitalizada, a través de internet. Esto con el propósito de que la DIAN pueda validarla y aprobarla en tiempo real, devolviendo al comercio una autorización para la expedición de una factura electrónica válida al cliente final.

Lo logística técnica requerida para implementar este procedimiento va a generar un cambio regulatorio y una exigencia de Ley para que la mayoría de negocios en Colombia (básicamente todos los que vendan más de $120 millones al año) utilicen un software conectado a internet que les permita expedir factura electrónica a sus clientes. Este proceso de implementación se dará gradualmente, entre agosto de 2019 y agosto de 2020.

“Muchas Pyme hoy operan en Excel, a través de talonarios en papel, o incluso en el software de un contador externo. Pero relativamente muy pocas han dado el importante paso de comenzar a manejar su información financiera y operativa en un software propio, de fácil acceso por el gerente o el personal interno de la empresa”. dice Alejandro Vásquez, Director de Mercadeo del software contable y de facturación electrónica LOGGRO.

Con la llegada de la facturación electrónica, sistematizar la Pyme se convertirá en una necesidad para cumplir la norma. Y si bien algunos empresarios ven esto como un esfuerzo o costo adicional impuesto sobre ellos, la realidad es que dar el paso hacia la tecnificación de la Pyme es altamente positivo, trayendo múltiples beneficios a la empresa.

“Entre esas ventajas está que pueden tener más seguridad en el manejo de la información. Hoy los datos en un Excel son muy fáciles de manipular, generando riesgo de fraude al empresario. Y más si se trabaja en talonarios de papel”, agrega Vásquez.

Con un software de gestión empresarial adecuado, los hay de precios muy favorables y de fácil implantación, la Pyme puede guardar toda su información y subirla a internet. Así no dependen de medios físicos para salvaguardar sus datos como un computador “en sitio”, el cual se puede dañar o se lo pueden robar.

Uno de esos software es LOGGRO, programa de gestión empresarial en la nube, que desde $60.000 mensuales puede ayudar a la Pyme a facturar electrónicamente y gestionar su negocio de manera integral. Con LOGGRO, las pequeñas y medianas empresas tienen un sólido respaldo de sus datos y el acceso a su información de ventas, inventario, contable y operativa en tiempo real.

Otro beneficio de sistematizar una Pyme es que se pueden estandarizar los procesos. Esto se convierte en una necesidad cuando la empresa va creciendo y es un beneficio a la hora

de capacitar personas en la compañía. Una empresa que se estandariza tiene organizada su senda de crecimiento y puede reemplazar personas porque los procesos operan de manera organizada y replicable en una plataforma de software.

También es un plus de este proceso la confidencialidad de la información. Si no se hace de una manera sistematizada es difícil para la Pyme saber quién ha manipulado las transacciones más críticas de la empresa. O quién accedió a información competitiva de clientes, precios, utilidades o procesos. Eso puede ir en detrimento de la Pyme cuando alguien se va para otra compañía.

Cuando se tiene un sistema robusto se cuenta con unos roles y permisos para los accesos. Y así crear compartimientos de información, según la necesidad de los cargos de la empresa. Esto va en la línea de proteger los datos y de que acceda a ellos quien verdaderamente lo necesite.

Por eso plataformas como LOGGRO sirven para tomar mejores decisiones al brindar acceso directo a la información. Tener información en tiempo real siempre va a ser mucho más efectivo que mirarla retroactivamente cada mes cuando es finalmente procesada por un contador tercero, puesto que se puede reaccionar al instante en temas de promociones, recuperación de cartera vencida, y maniobrar de manera certera en un mercado cambiante.

“Es siempre menos riesgoso para una Pyme estar sistematizada para poder cumplir sus obligaciones con la Dian. Con un software apropiado, la Pyme puede soportar la información que reporta en su Declaración de Renta. Un sistema provee trazabilidad a las transacciones generadas en el año o los costos que se descontaron de los impuestos, por ejemplo. Así, en caso de que exista una visita de la Dian, se provee evidencia de lo que se reportó y se evitan malentendidos y multas”, recalca Vásquez.

En síntesis, tener un software de gestión empresarial en la nube que incorpore la facturación electrónica, como lo hace LOGGRO, es una gran ventaja para las Pyme que va mucho más allá de “cumplir la norma”. ¡Aproveche la nueva normatividad para sistematizar su empresa, y prepárela para un crecimiento organizado y un manejo de la información que lo deje dormir tranquilo!