QuickOffice, Instapaper y Agenda, las app que harán de su trabajo una tarea más fácil

Los dispositivos móviles han abierto la posibilidad de tener todas las herramientas necesarias a la hora de trabajar en el bolsillo. Sin embargo, las buenas aplicaciones de smartphones y tabletas no solo proporcionan acceso, sino que tienen en cuenta las contingencias y planean, como si fueran un asistente personal.

Entre ellas se encuentran QuickOffice, Instapaper, TripIt, Ifttt y Agenda Calendar 4, que cuentan con un común denominador: eliminar la ‘necesidad’ de realizar movimientos o de presionar botones para ejecutar una acción.

Además de que estas herramientas sean intuitivas en su uso, el analista de tecnología Mauricio Jaramillo destacó que deben ser multiplataforma, es decir, “que si tiene un iPhone y cambia de celular pueda seguirla usando y que esto se pueda aplicar a cualquier dispositivo móvil”. Adicionalmente, Jaramillo señaló que es necesario que las aplicaciones estén en la nube, “si le roban el celular a una persona, que pueda ir a un café internet y acceder a sus datos”.

Por último, el analista dijo que las herramientas que facilitan el trabajo deben realmente solucionar problemas cotidianos. “Por ejemplo, hay desarrollos interesantes de calendarios, que tienen bastantes funciones y buenos diseños, pero no solucionan problemas en el mundo real”.

De acuerdo con Polkan García, analista de tecnología, una de las aplicaciones más útiles para facilitar el trabajo es Evernote, que aunque es muy conocida, “casi nadie la aprovecha lo suficiente, y permite tener muchas funciones integradas como hacer notas y tenerlas almacenadas en la nube, grabar audios, tomar fotos”.García agregó que lo más importante que debe tener una aplicación para facilitar el trabajo es que permita tener acceso a la información cuando lo necesite, es decir, que esta siempre esté disponible.

Guarde sin presionar un botón
Hay todo tipo de aplicaciones empresariales móviles que buscan que los usuarios trabajen con documentos de Microsoft Office, pero muchas ofrecen sólo el acceso de lectura y los que sí ofrecen herramientas de edición quieren atar a los usuarios a esquemas de almacenamiento en la nube propios de cada aplicación. Esto no pasa con QuickOffice, que fue recientemente adquirida por Google, y permite abrir, editar y guardar documentos para luego hacer vistas rápidas y ajustes. Adicionalmente, le da una gran importancia a la movilidad de la información, haciendo que los trabajadores móviles accedan a los documentos sobre la marcha y facilita la realización de cambios en hojas de Word, diapositivas y tablas al estilo Excel guardando de forma automática. Está disponible en Android y iTunes.

Guarde los artículos y léalos después
Instapaper es una herramienta que permite guardar páginas web (blogs, artículos de noticias y otro contenido en internet) para leerlas luego en su iPhone, iPad, en su computador, en dispositivos Android o en su Kindle.

Sin embargo, lo que más caracteriza a esta aplicación es la facilidad para guardar los artículos: solo se debe deslizar hacia abajo el texto y las imágenes necesarias, y se almacenan en su dispositivo para que lo lea cuando tenga tiempo. Esta aplicación tiene una gran ventaja y es que cuando se guardan los artículos se puede acceder a ellos sin tener una conexión a internet.

En cuanto a la capacidad de almacenamiento de Instapaper, la aplicación permite conservar hasta 500 artículos y un número ilimitado de archivos en la web de Instapaper. El precio de este aplicativo es de US$3,99.

Grabar, escribir y tomar fotos con un clic
La aplicación más recomendada para facilitar sus actividades laborales es Evernote, que permite que todas sus notas, capturas web, archivos e imágenes estén disponibles en todos los dispositivos y computadoras que utilice.

Adicionalmente, permite incluir a otras personas a su trabajo, compartiendo las notas y colaborando en proyectos con sus colegas y compañeros de estudio. Los analistas señalaron que Evernote ofrece una plataforma en la que hay una gran cantidad de información accesible desde cualquier lugar, las 24 horas del día. Además, permite tener una gran base de datos gracias a que permite tomar fotos, graba audio y recopilas información de diferentes fuentes.

Toda su agenda en un solo lugar
Para muchas personas resulta inútil el calendario predeterminado de iPhone o Android porque no es fácil de manejar y no incluye funciones integradas en una sola pantalla como el calendario, los recordatorios, las alarmas, entre otros. Por esa razón se han creado varias herramientas que permiten tener toda la información que tiene que estar en su agenda a la mano. Una de esas soluciones es Calendar 4, que hace automáticamente conjeturas inteligentes acerca de cuándo desea programar cosas, muestra su día en una vista simple con un buen diseño y, por lo general, le da más información y enlaces de un evento que está en su calendario. Si utiliza con frecuencia la función Recordatorios del iPhone, es mejor que use Fantastical 2, que se vincula directamente a las alertas del iPhone y al sistema de recordatorios.

Todo su itinerario en un solo lugar
TripIt es un asistente personal para los viajes gratuito muy diferente a herramientas como el Passbook de Apple. La facilidad que ofrece esta aplicación es que organiza la programación de su viaje como un itinerario que compila todos los detalles en un solo lugar. Y son realmente todos los detalles, pues solo tiene que abrir la aplicación para ver su número de confirmación, su hora de salida, la dirección de su hotel, la distancia del centro de conferencias y la página web del restaurante al que quiere ir. La ventaja adicional es que TripIt puede conservar sus datos de viaje para verlos sin conexión, en caso de que quiera acceder a ellos en el avión o en otro país, donde no cuenta con servicio de telefonía móvil. Por último, cuenta con alertas en el celular o en su correo sobre los retrasos, cancelaciones o cambios.

Realice sus tareas sin pensarlo
¿No sería bueno que cada vez que se toma una captura de pantalla del iPhone, que esta se guarde automáticamente en donde usted quiera? O que cada vez que usted ha completado un recordatorio en su teléfono, se enviara por correo electrónico a la persona que necesita hacerle saber? Con la aplicación gratuita para Apple IFTTT (abreviatura de If This Then That), ese tipo de realizar la acción sin tener que hacerlo es posible. La parte más difícil es pensar las ‘recetas’ que desea organizar para su teléfono, pero después de ensayar cuáles comandos son los que quiere activar, usted tiene una idea de cómo muchas cosas se pueden hacer sin tener ni siquiera que pensar en ello. Asegúrese de instalar esta aplicación para el iPhone para que pueda sacar el máximo provecho de ese set-and-forget productividad.

La opinión

Polkan García
Analista de tecnología
“Lo más importante es que uno pueda tener acceso a la información cuando la necesite, que sepa dónde está a cualquier hora, así sea a las tres de la mañana”.