La Cámara de Comercio de Bogotá, a través de su filial Certicámaras, viene trabajando en un programa que busca generar buenas prácticas para reducir el consumo de papel.
Y aunque a la fecha hay cerca de 32.000 empresas que emplean alguna iniciativa para el ahorro de este material, la iniciativa denominada “Cero Papel” busca retomar lo que hoy es obligación nacional, según lo establece la Ley 1450 de 2011.
Para ello, el Gobierno sigue avanzando en esta promoción y, junto a Certicámaras, ha planteado las herramientas para que, a través de la digitalización de documentos, implementación de la tecnología y trámites electrónicos, entre otros, las empresas tanto del sector público como privado, avancen en el tema.
Para guiar a las entidades en este proyecto, la Cámara ha desarrollado siete iniciativas que involucran los procesos transversales de las empresas. La primera está relacionada con procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos, así como documentos públicos por el mismo medio.
Segundo, se han desarrollado aplicaciones para notificaciones y correspondencia electrónica certificada, además de la recepción y prueba de envío de documentos electrónicos.
Sumado a ello, también se propone el ahorro de papel a través del uso de archivos electrónicos de documentos y expediente electrónico, sedes y subasta electrónica certificada, así como la facturación electrónica y la implementación de aplicaciones para la verificación de la huella biométrica.
En esta línea, empresas como Scribe han venido reforzando sus sistemas para digitalizar documentos y disminuir sus niveles de archivos físicos.
Silvio Castro, gerente de la compañía, explicó que Scribe le está apostando a este tema, porque, “al final, el ahorro del papel no solo representa un beneficio ambiental, también ayuda a una reducción de costos, optimizando la economía de la compañía. Desde Scribe estamos trabajando en ello, para acelerar nuestros procesos”. Además de Scribe, otras empresas del sector privado que también avanzan en este tema, son Yanbal, Banco Caja Social y el Grupo Éxito, las cuales aplican alguna de las siete herramientas.
Si miramos de cerca el caso de este último, la empresa logró desmaterializar más de 34 millones de folios, generando un ahorro en costos de bodegas, según reportó el grupo empresarial a Certicámaras.
En cuanto al sector público, entre el grupo de entidades que ya han implementado alguna de las herramientas, se encuentran ministerios como el de Hacienda y Crédito Público, Salud, Comercio, Industria y Turismo, Protección Social, la Policía Nacional, la Armada Nacional, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (Icbf), entre otros.
Sobre esta actividad y la necesidad de que las empresas avancen en la ejecución de las medidas, Erick Rincón, gerente general de Certicámaras, aseguró que este año la iniciativa está tomando mucha más fuerza, gracias a “la directiva presidencial 004, que nació el 3 de abril de 2012, que es la denominada directiva presidencial de eficiencia administrativa. Con ello, la presidencia le hizo un llamado a los destinatarios de la directiva sobre la política de Cero Papel”.
Para el ejecutivo, esta necesidad surge porque, “en el proceso de generación de documentos se puede emplear una cantidad innecesaria de papel”.
Beneficios de la campaña
En cuanto a los beneficios que esta campaña generará a las empresas que se sumen, hay motivaciones que van más allá del ahorro económico.
A este listado también se suman el aumento de la productividad, la optimización de los recursos físicos, las buenas prácticas en gestión documental, el mejoramiento del acceso a la información en las entidades (lo que, a su vez, va de la mano de la disminución de los tiempos de localización de archivos), así como una mayor seguridad para la información pues queda almacenada en través de sistemas tecnológicos, según explicó Rincón.
En esta misma línea, el ejecutivo de Scribe agregó que temas como la optimización del uso de los espacios de la empresa también surge como resultado de disminuir los almacenamientos de folios”.
Las opiniones
Erick Rincón
Gerente general de Certicámaras
“La presidencia le hizo un llamado a los destinatarios de las directivas sobre la política de ‘Cero Papel’ y le dio una fecha a las empresas públicas para que cumplan con la norma”.
Silvio Castro
Gerente de Scribe
“Al final, el ahorro del papel no solo representa un beneficio ambiental, también ayuda en el ahorro económico de la compañía. Desde Scribe estamos trabajando para avanzar en ello”.
