Prácticas para administrar

Administrar es el arte de dirigir, evaluar y ajustar procesos para lograr objetivos con sujeción a restricciones. Debe cumplir reglas diversas, cuyos mecanismos de modificación deben definirse con claridad. Quien las establece y quien evalúa su cumplimiento deben ser independientes, para evitar abusos. Es preciso establecer límites de autoridad para diversas clases de determinaciones, para asegurar coherencia y mesura. Debe haber procesos cíclicos, algunos anuales, como la deliberación sobre el plan plurianual de la institución y la evaluación del desempeño de la organización y cada uno de sus miembros. Procede instaurar mecanismos de control para asegurar que las ejecuciones correspondan a lo definido y atiendan restricciones. Una vez fijados objetivos, estrategias y tácticas se debe hacer seguimiento metódico con indicadores acordes con la naturaleza del proceso correspondiente.

La ejecución de las tareas institucionales está a cargo de seres humanos, con ideas, sentimientos e inclinaciones que se deben tener en cuenta en la gestión. Las personas involucradas en una organización hacen canje de su tiempo por la remuneración presente y la construcción de posibilidades futuras, y vinculan la experiencia de trabajo con su plan personal de vida, en el entendido de que las cosas cambian y los pronósticos no siempre se cumplen. Para mitigar el riesgo de obsolescencia es necesaria la educación continua, que aumenta la probabilidad de preservar la capacidad de recibir remuneración en escenarios de cambio permanentes e impredecibles.

La ejecución de tareas requiere dinero. En el sector público proviene de exacción fiscal y de réditos producidos por el patrimonio estatal. En el sector privado es fruto de aportes de miembros de la organización comprometidos con el resultado y de acreedores financieros con expectativa de rédito fijo. La gestión civil y comercial tiene horizonte de muy largo plazo, que incorpora la atención a la necesidad de transformación. En contraste, en lo público el horizonte de los gestores suele ser de corto plazo, así las consecuencias de la ejecución tengan lugar en el largo plazo: los estrategas de la organización pública están sometidos a la posibilidad de remoción por arbitrio de la instancia determinante, en tanto que en la organización privada es probable la permanencia si el desempeño es acertado. Los objetivos de lo público son difusos, pues cobijan logros en ética, educación, salud y recreación, en adición a la sostenibilidad ambiental y el avance económico. En contraste, en lo privado son específicos, así no sean financieros en el caso de las entidades sin ánimo de lucro.

Las organizaciones deben ser eficaces. Para ello es indispensable establecer equipos primarios, de número ojalá no superior a 10 y en todo caso no más de 12 para lograr coordinación eficaz, bien articulados internamente y entre sí, con procesos sistemáticos de revisión de ejecución y planeación del siguiente ciclo semanal, mensual, trimestral o anual. Los líderes deben someterse a restricciones y la cúpula de la administración debe ser pluripersonal. En general, las instituciones públicas del mundo entero exigen rediseño, incluidos sus linderos, y tienen mucho por aprender de las privadas, que han desarrollado modelos de gobierno corporativo sofisticados a lo largo de los siglos para lograr sus objetivos, en muchos casos con apoyo de lo público.