Protocolos de Familia: una necesidad imperiosa

En un país como el nuestro, donde la mayoría de las empresas operan bajo la estructura de sociedades familiares, la implementación de protocolos de familia se convierte en una necesidad ineludible para asegurar el buen funcionamiento, la conservación y la expansión de estos negocios. Aunque las relaciones familiares suelen ser las más cercanas y gratificantes, paradójicamente, son también el escenario donde surgen los conflictos más viscerales, irrazonables y apasionados. Estos enfrentamientos no solo pueden menoscabar los lazos familiares, sino que, en última instancia, pueden llegar a amenazar e incluso destruir el emprendimiento y las empresas que se han construido con tanto esfuerzo.

Un protocolo de familia es un acuerdo vinculante, es decir, de carácter obligatorio. Según la definición proporcionada por la Superintendencia de Sociedades, se trata de “un contrato formalmente suscrito entre los miembros de una familia que se han asociado para constituir una empresa, cuyo objetivo es regular las relaciones entre los miembros de la familia y la empresa familiar, garantizando así el bienestar de la familia y del negocio a largo plazo”. Al ser un contrato, este documento se convierte en lo que los abogados denominamos “ley para las partes”. Esto significa que tiene carácter obligatorio y no puede ser invalidado unilateralmente sin incurrir en incumplimientos que acarrean sanciones legales y contractuales previamente estipuladas.

Es crucial que estos acuerdos se ejecuten de buena fe, entendida como la manifestación tangible de actos, ya sean positivos o negativos, que busquen su cumplimiento. Para su formación, además de los requisitos generales que rigen cualquier contrato -como el consentimiento libre de vicios, objeto y causa lícita-, es fundamental tener en cuenta las necesidades específicas de la empresa, los deseos de sus fundadores y la composición de la familia, así como los intereses de cada miembro al momento de vincularse al protocolo. A menudo, se confunde el rol de la empresa con la funcionalidad de la familia. Es vital entender que las empresas familiares son entidades distintas de los vínculos familiares y no deben ser utilizadas en detrimento de las normas que rigen un buen gobierno corporativo, con fines personales de los miembros. En mi experiencia profesional, he visto con frecuencia, por ejemplo, que el hijo del dueño desea trabajar en la empresa porque no encuentra empleo en otro lugar, o que los parientes esperan que la empresa cubra gastos que no corresponden a su actividad. Asimismo, siempre hay el descolocado que considera una obligación que la empresa financie sus necesidades personales.

Afortunadamente, existen figuras legales, tanto en Colombia como en el extranjero, que permiten regular estas materias de manera lícita y acorde a los deseos de los fundadores y controladores, beneficiando así tanto a la empresa como al patrimonio familiar. Estas figuras estructuran el funcionamiento empresarial y las relaciones familiares, buscando preservar la integridad de ambas a lo largo del tiempo. Entre estas se encuentran los códigos de buen gobierno, los protocolos familiares y, en el ámbito internacional, entre otras, las fundaciones de interés privado y los “trusts”. Cada una de estas estructuras se rige, en principio, por la legislación del lugar donde se establezcan, aunque esto no exime de cumplir con las normas de orden público en Colombia.

Es recomendable que un protocolo de familia incluya aspectos fundamentales como los valores, la visión y las metas de la empresa, así como las políticas de participación familiar y los mecanismos de gestión de conflictos. También debe establecer reglas claras para la comunicación, los estamentos y jerarquías que resolverán las diferencias, y cómo se llevará a cabo la transmisión de la propiedad, sin olvidar la posibilidad de ingreso de terceros o la venta de participaciones. En efecto, los protocolos de familia representan una aproximación real al buen gobierno corporativo. No debemos perder de vista que, debido a la naturaleza de las relaciones familiares, uno de los principales problemas en estas empresas es el alto potencial de conflictos, la excesiva concentración de poder y la creencia generalizada de que todos los miembros tienen derechos iguales sobre la empresa. Estas confusiones pueden llevar a que se mezcle el patrimonio empresarial con el patrimonio personal, así como a una falta de formalidad en los procedimientos y vínculos contractuales.

En conclusión, los protocolos de familia, que pueden parecer una carga por desconocimiento, son en realidad una necesidad y una forma de prevención. Son una solución anticipada a los inevitables conflictos futuros, asegurando así la estabilidad y el éxito de las empresas familiares.