Tenga en cuenta al personal, tiempo y diseños al cambiar de espacio laboral

Según algunos expertos en diseño de interiores un cambio de instalaciones, si no se hace de una manera conjunta y organizada puede generar caos y pérdidas económicas. Las compañías que hacen una inversión importante al trasladarse a nuevos espacios, también deben cuidar que el proceso de mudanza sea realizado con el mismo detalle con que se diseñaron los espacios.

Adicionalmente, deben garantizar que el uso de las nuevas áreas sea el adecuado. Moving un equipo de profesionales entre arquitectos, diseñadores y equipo logístico, ayuda a los empleados a asimilar el proceso de cambio y aseguran que las áreas y los espacios sean utilizados de la manera apropiada.

Para Paola Martínez, coordinadora de Moving en arquitectura e interiores, las empresas no pueden permitirse tiempos de inactividad prolongados. 'Cualquier cambio en el espacio físico de las oficinas provoca un cambio en la cultura empresarial, se debe garantizar que la empresa permanezca activa el mayor tiempo posible y que el clima laboral no resulte afectado', explicó.

Cuando las empresas hacen una inversión importante al trasladarse a nuevos espacios, deben pasar cuidadosamente por los siguientes pasos, que evitarán que la mudanza interfiera con las actividades laborales:

Pre mudanza: se le cuenta al equipo de trabajo cómo será el cambio de oficinas. Se prepara a los empleados para que asimilen la mudanza.

Paola Martínez explicó que cuando una compañía quiere llevar adelante un proceso de cambio, es fundamental tener en cuenta el factor humano, pues las personas involucradas en el proceso esperan que la nueva situación les proporcione la misma seguridad que la anterior.

Mudanza: durante esta etapa con se minimiza el impacto que el traslado pueda tener sobre el grupo de empleados. En la mayoría de los casos, el cambio físico de una organización genera un cambio al interior del clima organizacional. Por esto es importante contar con la asesoría necesaria para que el equipo de trabajo asimile de manera positiva el trasteo o reorganización.

Adaptación: en esta parte del proceso se resaltan las bondades de los espacios, se comunican los cambios en la cultura empresarial y se eleva el sentido de pertenencia de los empleados. La adaptación de la empresa a la realidad del cambio tiene que darse a través de un proceso flexible que cuente con la participación de todo el personal.

La razón principal por la cual muchas compañías están remodelando o se están trasladando, es debido a que han renegociado sus contratos de arrendamiento y han reducido los metros cuadrados que ocupan. La reducción de los espacios se puede deber a una disminución en el personal o a la implementación de las nuevas tendencias del trabajo.

Paola Martínez indicó que: 'estas tendencias se pueden resumir en dos principales: puestos de trabajo iguales para todos los cargos de la empresa, dispuestos en áreas abiertas y el que tres ó más personas compartan una misma estación. Ahora con las nuevas tecnologías más personas están optando por trabajar desde su casa y solo se desplazan a la oficina para trabajar en equipo o para atender a reuniones'.

Para asegurar que la transición al nuevo espacio sea lo menos traumática posible es muy importante hacer un manejo de cambio previo.

Mejor ambiente laboral
Las empresas deben crear conciencia sobre la importancia de promover el trabajo seguro y saludable, haciendo énfasis en la prevención de accidentes y enfermedades profesionales. En Colombia las empresas han venido trabajando en la implementación de sistemas de gestión en salud ocupacional, seguridad industrial y ambiente, que les permita tener indicadores para medir el estado de la organización. En estos análisis se evalúa principalmente la incidencia del entorno en la salud del trabajador.

Cuidados para una mejor salud de los colaboradores
Para evitar que la salud de los trabajadores se vea afectada por las condiciones de las instalaciones de la empresa, la organización debe adoptar ciertas medidas, como: remodelación de sus instalaciones con diseños adecuados, optimizar el uso de recursos, construcción con materiales que no afecten la salud de las personas e implementar un programa de mantenimiento preventivo de sus instalaciones. En un entorno tecnológico tan variable hay varios riesgos emergentes que se deben controlar, en la búsqueda de espacios productivos sostenibles.

La opinión

Paola Martínez
Coordinadora Moving Arquitectura e Interiores
'Hay que recordar que cuanto más seguro y saludable es el espacio en donde desarrollamos nuestras tareas laborales, más productivos somos'.