Los ‘oops’ tecnológicos en las empresas II

En mi anterior análisis inicié el tema de los ‘oops’ (o ‘ups’ en español) tecnológicos que a veces tienen las empresas. Con esto me refiero a situaciones relacionadas con tecnologías, que tienen poco sentido, son absurdas y en general, dejan muy mal parada a la empresa en cuestión.

En ese primer artículo, empecé a analizar el problema de los correos electrónicos y los rebotes por falta de espacio. Para entender un poco más lo que sucedía, hice un recuento histórico de las causas que llevaron a que esto se volviera un ‘oops’ tecnológico. Ahora continuo con la historia.

Hoy en día, la mayoría de personas que cuentan con correo electrónico, además casi siempre gratuito, tienen grandes capacidades de almacenamiento. Muchos servicios empiezan en 1 GB (Gigabyte), pero la gran mayoría ofrece 10 GB o más de almacenamiento. Estas son grandes cantidades, que para la mayoría de usuarios significa que tendrán capacidad de almacenamiento para muchos años, sin necesidad de borrar un solo mensaje.

En el otro lado de la moneda se encuentran empresas que no han escuchado esta tendencia, que aunque no es nueva, o han hecho caso omiso a la misma. Son empresas que usualmente proveen el servicio de correo electrónico directamente a sus empleados. Es decir, el servicio de correo electrónico se provee ‘inhouse’. Casi siempre el negocio de estas empresas no es de tecnología, ni mucho menos de infraestructura tecnológica, lo que los lleva a cometer estos problemas, que hoy se ven como un descuido y un ‘oops’.

Cuando una persona envía un correo electrónico y este rebota, las razones pueden ser múltiples. Por un lado, puede que la casilla de correo electrónico no exista o sea incorrecta; quizás confundió una letra por otra, como lo puede ser ‘gomes’ en lugar de ‘gomez’. Otra razón es que el servidor de correo electrónico esté caído y no puede recibir correos electrónicos. Mientras escribo este artículo, esto le está pasando a miles de empresas en la costa este de Estados Unidos, que a causa del huracán y después tormenta tropical Sandy han estado varios días sin fluido eléctrico.

Sin embargo, las razones más comunes para que un correo electrónico rebote, se debe a la capacidad de espacio duro, lo cual se puede ver desde 2 ángulos diferentes. Por un lado se encuentra el tamaño máximo de los correos y por otro, la capacidad total que tiene la cuenta. Debe notar que ambas políticas son establecidas por quien provee el servicio de correo electrónico.

En el primer caso, se refiere a cuál es el tamaño máximo del mensaje que se recibe. Hace unos 10 o 15 años, esto era muy restrictivo, de apenas uno o dos MB (Megabyte). Hoy en día, los principales proveedores permiten recibir entre 20 y 25 MB. Muchas empresas siguen permitiendo apenas unas pocas MB. La recomendación es que al menos se permita recibir 20 MB, ojalá 25 MB, pues aunque no es un estándar, es lo que ha establecido el mercado. Y siempre que no pueda recibir un mensaje, el sistema debe generar un rebote para informar al remitente que el mensaje no pudo ser entregado (recuerdo que hace algunos años, uno de los principales proveedores de Internet en Colombia, hoy de propiedad mexicana no generaba estos mensajes y los remitentes estaban convencidos que el mensaje había llegado).

El segundo tema, es la capacidad global de la cuenta. Por ejemplo, Gmail ofrece hoy día 10 GB de almacenamiento y permite recibir adjuntos hasta por 25 MB. Esto significa, que podría recibir aproximadamente 410 mensajes de correos, cada uno adjunto con 25 MB de datos. El problema está en que en muchas empresas, el espacio total es de apenas 5, 10 o 20 MB. Para que el buzón no se “llene”, el usuario tiene que estar descargando constantemente su correo. Si es un buzón muy activo, llega el fin de semana o sale de vacaciones y en cuestión de unas horas, el buzón está lleno y rebotando mensajes, que pueden ser muy importantes.

Las razones de esto, van desde costos hasta licenciamientos, pero al final del día se ven mal. El email es una pantalla al mundo de su empresa, así que ¿cómo quiere que lo perciban?