Los desagradables llamados de atención

Un llamado de atención es tan desagradable para el jefe que debe hacerlo como para el subalterno que lo recibe.

Por eso es una acción que a veces se posterga, pero que tarde o temprano debe afrontarse, no solamente para corregir aquello que se está saliendo de los parámetros esperados, sino para evitar que se resquebraje la autoridad. También es importante abordar con prontitud los hechos negativos que se presentan en las empresas, porque mientras alguien no le comunique al subalterno lo que está haciendo de manera incorrecta, le será difícil corregirlo, especialmente cuando se tiene la convicción de que se está obrando apropiada y eficientemente.

Aunque la evaluación del desempeño es precisamente una herramienta diseñada para brindar información a los empleados sobre la forma como están haciendo su trabajo y fijar nuevas metas y objetivos, no siempre es posible ni conveniente esperar a que llegue el momento de evaluación para sacar a flote asuntos que pueden haberse quedado pendientes y sin solución, por no haberse abordado a tiempo.

Tan inapropiado resulta dejar pasar un hecho importante sin llamar la atención del personal responsable, como hacerlo en público o en medio de la exaltación del momento. Mientras que las felicitaciones siempre deben ser públicas, las reconvenciones deben hacerse en privado y cuando los ánimos se han sosegado, para evitar decir o hacer cosas que posteriormente nos obliguen a presentar disculpas.

A continuación se presentan algunas reglas importantes que debe tener en cuenta para conseguir que los llamados de atención se conviertan en correctivos eficientes, evitando que situaciones negativas y desaciertos que se presenten al interior de las compañías terminen deteriorando las relaciones interpersonales y se conviertan en conflictos irreconciliables entre jefes y subalternos.

Concéntrese en los hechos
Con el llamado de atención debe buscarse corregir una determinada situación negativa que se presenta y conseguir que la misma no vuelva a repetirse; por lo tanto el jefe debe enfocarse en el hecho particular o el comportamiento presentado, dejando de lado características personales del individuo y sentimientos (positivos o negativos) hacia la persona.

Sea directo
Una vez ha decidido abordar el tema, cite al empleado en un lugar privado y rápidamente plantéele la razón por la que se están reuniendo, explicándole de forma amable lo sucedido, además de las razones que la sustentan y las consecuencias que la actuación o el hecho generan para la compañía, apoyándose en algún tipo de documentos o datos.

Espere una explicación
Es muy importante saber por qué el empleado actuó de la manera que lo hizo o cómo y por qué llegó a determinada conjetura errada, no solamente para reorientarlo, sino para determinar la buena o mala fe que pueda haber detrás de la acción que se pretende corregir.

Determine los pasos a seguir
Es muy importante establecer, de común acuerdo con el empleado, las acciones que se tomarán para corregir el hecho y, sobre todo, para evitar que el mismo se repita. Ojalá la solución al problema, provenga del mismo empleado y sea verbalizada y ratificada por escrito, como una manera de interiorizar los compromisos que se adquieren.

Renueve la confianza del empleado
Cualquier llamado de atención, por pequeño que sea, es un duro golpe a la autoestima del empleado, sin importar el rango que se tenga dentro de la compañía y será algo que lo afectará por varios días. Por eso es muy importante reiterarle nuestra confianza y apoyo, de modo que la relación se fortalezca y del error o comportamiento cuestionado, surja un renovado espíritu de colaboración.

El principal objetivo es que los errores no se repitan
Los únicos que no comenten errores, son aquellos que no hacen nada y bien sabemos que es más lo que se aprende de los desaciertos que de los triunfos. Lo que la empresa no puede permitir es que los mismos desaciertos o comportamientos negativos se presenten una y otra vez. Por eso es muy importante dejar una memoria escrita de cada incidente, para tener información precisa sobre el mismo, en caso de que las cosas no se corrijan o vuelvan a repetirse.