Cuatro estrategias para ser una firma menos burocrática

Una compañía funciona de como un reloj, y mientras los engranajes estén bien aceitados correrá sin mayor problema. Pero cuando una empresa está llena de procesos innecesarios, jerarquías y obstáculos para tomar decisiones de manera rápida, la productividad se irá volviendo más lenta y el tiempo se perderá.

Luis Fernando Martin, consultor independiente en habilidades gerenciales y dirección, asegura que la burocracia es muchas veces un tema cultural que se ve en firmas con varios años de creadas. Sin embargo, ahora los empleados están mejor capacitados para tomar decisiones que definan el rumbo de la empresa. “Por temas de flexibilidad y de agilidad de mercados, es necesario que una firma pueda tomar decisiones en tiempo real y eso es imposible si hay un exceso de burocracia”, explicó Martin.

Eso no es decir que los procesos no tienen lugar en una organización. Diego Cardona, profesor de administración en la Universidad del Rosario, dijo que la burocracia se confunde como un adjetivo negativo y de ineficiencia, pero en realidad, las estructuras son esenciales para el buen funcionamiento. “No hay peligros en la aplicación de la burocracia, lo que sí es malo es llevar esto a los extremos. Ahí es cuando aparece la paquidermia de la organización”. Por esta razón es indispensable eliminar o evitar que la burocracia crezca fuera de control dentro de su empresa.

Organice reuniones efectivas

Las reuniones son inevitables en cualquier compañía pero usualmente son una labor odiada por los empleados. Cerca de 65% de las reuniones son organizadas sin una decisión en mente, según un estudio de Marakon Associates. Para realizar reuniones efectivas se debe tener un objetivo presente: entre más enfocado esté el propósito de la reunión, esta tendrá resultados más efectivos para la empresa.

Cambie la estructura de mando

Martin asegura que la clave está en el empoderamiento de los empleados. Al tener un capital humano capacitado se debe poder delegar las decisiones a los gerentes de proyecto. “Es una gestión de transferencia de poder a las personas. Eso no quiere decir que la responsabilidad de los directivos desaparezca, pero si se comparte”.

Lo más recomendable es una estructura circular donde exista un gerente de grupo pero que el resto de los mandos se repartan de manera plana para evitar los procesos de aprobación.

Defina su estrategia y divúlguela

Cerca de 80% de las decisiones que toman los gerentes tienen solo impacto sobre 20% de la valorización a largo plazo de la compañía. La razón de esta estadística es la falta de una estrategia definida que se impregne en todos los niveles de la organización. De esa manera los empleados pueden tomar decisiones acordes con los objetivos de la compañía y sin regirse por una cadena de aprobaciones. “Si ya tenemos ese problema de burocracia, tenemos que hacer una selección de funcionarios con habilidades específicas”, dijo Martín.

Una mentalidad emprendedora

Mantener un espíritu emprendedor, a pesar de la edad y tamaño de la compañía, hará que las decisiones se tomen en reacción al entorno y de manera innovadora. “Ahí viene la importancia de los grupos de trabajo. No es solo ver a la organización como un todo si no como varias partes pequeñas que son lo que empuja el avance de la firma”, concluyó Cardona.

Compartir la responsabilidad en su firma

El fundador de Palo Alto Networks, Nir Zuk asegura que los gerented de proyecto son el mayor enemigo de la eficiencia en las compañías por lo cual él eliminó este cargo de su compañía. Para empezar Zuk decidió compartir la responsabilidad del éxito de su empresa pero también la recompensa al convertir a sus primeros empleados en dueños de su firma. “Yo creo que las personas que estuvieron conmigo desde el principio trabajaron tan duro o más duro que yo, y le entregaron tanto a la firma como yo”, aseguró en una entrevista con Forbes. Zuk explicó que es esencial contratar gente capacitada y empujar las decisiones a los niveles más bajos de la compañía.

Las opiniones

Luis Fernando Martin

Consultor en habilidades gerenciales y de dirección

“Por temas de flexibilidad y de agilidad de mercados, es necesario que una firma pueda tomar decisiones en tiempo real y eso es imposible si hay un exceso de burocracia”.

Diego Cardona

Profesor de Administración de la Universidad del Rosario

“No hay que olvidar que los trámites y los procedimientos son importantes pero no necesariamente se deben seguir al pie de la letra. Debe haber espacio para reaccionar”.