Cómo aumentar la productividad de su empresa con herramientas digitales

Las empresas de hoy buscan, cada vez más, lograr eficiencia y competitividad. La ruta más recomendada para lograrlo es la incorporación de herramientas digitales de colaboración, pero ¿qué significa colaboración? Se trata de herramientas online que permiten desarrollar funciones importantes para todas las empresas: desde la gestión de proyectos de comunicación digital, hasta el seguimiento de la productividad y planificación de recursos dentro de la organización.

La oferta de estas herramientas es bastante variada. Google es uno de los principales actores en este mercado, con Gmail como uno de sus caballos de batalla. Se trata de una de las plataformas de correo electrónico más importantes del mundo. Gmail cuenta con configuraciones sencillas que agilizan la administración del correo y un conjunto servicios basados en la nube (G Suite), que permiten que los miembros de una empresa trabajen de forma colaborativa y virtual. Otra herramienta sumamente demandada por las compañías hoy es Office 365. Son un conjunto de aplicaciones que permiten tener disponible los programas que se usan el trabajo de oficina en cualquier parte del mundo solo a través de un dispositivo capaz de conectarse a internet.

La firma de telecomunicaciones Entel Empresas brinda los siguientes consejos para gestionar de manera sencilla y eficiente esta plataforma:

Destacar los correos importantes
Si su trabajo consiste en recibir muchos correos durante el día y suele copiar a su equipo de trabajo en los mails, la función “priority inbox” de Gmail funciona como un filtro en el que, bajo un sistema inteligente que analiza qué correos responde con frecuencia y con quién chatea, busca los correos importantes y los selecciona en una bandeja de entrada especial. Para activar esta función debe ir a: Configuración / Ajustes / Recibidos y en “Tipo de Bandeja de Entrada” seleccionar “Prioritarios”.

Emplear etiquetas
Utilizando esta aplicación de su correo (Outlook o Gmail) podrá gestionar de manera óptima su bandeja de entrada. Las etiquetas nos sirven para clasificar los correos de acuerdo al tema y a la relevancia, así cuando busquemos un mensaje podamos filtrarlo de acuerdo a nuestras preferencias. Para activar este sistema de organización solo debes abrir un mensaje, hacer clic en “Etiqueta” y agregarle un nombre.

Deshacer un envío
Cuando trabajamos con clientes o proveedores solemos realizar todos los envíos y coordinaciones vía email. En muchas ocasiones, por apuro o confusión, podemos olvidarnos de adjuntar archivos importantes, para esos casos Gmail tiene una herramienta que nos permite eliminar el envío sin que el destinatario reciba nada. Active esta función dirigiéndose a: Configuración / Deshacer envío. Habilite esta herramienta y en “Periodo de cancelación de envió” seleccione el plazo que tiene para decidir anular un correo.

Administrar todo con una sola herramienta
Gracias a plataformas como Mobile Device Management (MDM) y Gmail podemos gestionar todas las comunicaciones de nuestra empresa desde cualquier ordenador y dispositivo. Con G Suite podrá crear un correo empresarial con su propio dominio, respaldar la información de sus colaboradores ilimitadamente en la nube, trabajar presentaciones grupales y administrar un calendario grupal en el que se destaquen las fechas importantes o “deadlines”.