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Archivo General de la Nación teme por la tecnología en la que se guardan los expedientes porque en unos años puede ser obsoleta
De un total de 1.187 entidades públicas llamadas a explicar cómo están adelantando la gestión de digitalización de documentos y expedientes, solo 24% respondió al instrumento diseñado por el Archivo General de la Nación, por lo que aumentó la preocupación de la entidad frente a esta situación, máxime cuando hay documentos que, por ley, deben ser resguardados por un total de 80 años, como es el caso de las historias laborales y por ende, urge conocer bajo qué plataformas las entidades públicas están realizando esta gestión.
“Las instituciones han invertido en adquirir diferentes plataformas tecnológicas para producir y gestionar esta información, la cual ahora se registra en múltiples formatos, desde bases de datos, correos electrónicos y audios, pero existe gran preocupación desde el Archivo General de la Nación para poder identificar en todo ese cúmulo de plataformas cómo es que las administraciones públicas están gestionando y administrando todos esos documentos”, aseguró Érika Rangel, jefe de la Subdirección de las Tecnologías de la Información Archivística y el Documento Electrónico.
"Lo que buscamos es tener datos exactos de cómo ha sido esa transformación digital y cómo ha tenido un impacto en la producción de los documentos dentro de las administraciones públicas y teniendo en cuenta el valor que representa los documentos para los ciudadanos para temas jurídicos y legales, tienen un papel fundamental e importantísimo", agregó.
De acuerdo con la funcionaria, el diligenciamiento del instrumento que desarrolló Archivo General será la base para poder establecer políticas que ayuden a focalizar actividades y proyectos para apalancar ese proceso de modernización y asegurar la autenticidad, conservación y preservación a mediano y largo plazo de los expedientes y documentos electrónicos.
Del total de entidades llamadas a responder el requerimiento, 1.102 son alcaldías, 32 gobernaciones y 53 son del Distrito Capital. A la fecha, 334 entidades ya diligenciaron el instrumento, 142 lo iniciaron pero no lo terminaron y 890 no han ingresado a la herramienta.
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