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TECNOLOGÍA

Aplicaciones para mejorar la productividad y la comunicación en la oficina

sábado, 17 de agosto de 2019

Estas herramientas de gestión de proyectos le ayudarán a manejar su tiempo y priorizar actividades con su equipo de trabajo

Johana Lorduy

Uno de los mayores retos que tienen las grandes compañías es que sus equipos de trabajo tengan una buena sincronía y productividad, al momento de presentar proyectos.

Y aunque seguir esquemas de trabajo puede resultar una tarea titánica, lo cierto es que, con los nuevos softwares de gestión de proyectos y colaboración, mejor conocidas como ‘project management’ se puede llegar a priorizar actividades, descongestionar agendas y mejorar la comunicación entre equipos y colaboradores.

Alternativas
En busca de ofrecerle un abanico de posibilidades, para que usted y su equipo de trabajo mejoren procesos, le presentamos cinco plataformas para que priorice actividades y deje de procrastinar en la oficina.

La primera es Wrike, un software de gestión que le permite a sus usuarios ajustar sus planes de proyectos, anteponer tareas, planificar actividades e interactuar con su equipo de trabajo. A través de plantillas, que pueden se manejadas en tiempo real, usted podrá programar cada una de sus responsabilidades, describir cada función, así como asignar a cada persona sus tareas.

A parte de contar con un servicio de sincronización de calendarios al correo electrónico, Wrike también tiene la opción de elaborar informes y compartirlos con el equipo de trabajo.

Esta aplicación está disponible en varios idiomas y según su página oficial, cerca de 18.000 empresas están usando todas sus herramientas.

Si usted quiere acceder a los beneficios de este software puede hacerlo a través del plan de prueba (cero costos), el plan profesional (US$9,80 mensual) o del plan business (US$24,80).

De acuerdo con el ingeniero de software, Jason Denney, esta clase de herramientas representan una ayuda de fácil acceso y de rápida comunicación entre equipos de trabajo. Lo que, según él, es su mayor atractivo.

Por esa razón, bajo su experiencia, trabajando para compañías tecnológicas en San Francisco, California, recomienda la plataforma Trello.

Este software, que permite trabajar de forma colaborativa y productiva en la oficina, cuenta con tableros en los que se pueden colgar ideas, tareas, enlaces, definir fechas de entrega, compartir imágenes y todo tipo de información en tiempo real con sus colegas.

LOS CONTRASTES

  • Jason Denney Ingeniero de software

    “El propósito de estas plataformas es mantener a todos los miembros de un equipo informados sobre el estado de sus proyectos para tener mejores resultados”.

  • Alejandro RamírezDirector de RKX Consultoría Estratégica

    “Es muy importante que las compañías se tomen el tiempo de escoger esta clase de herramientas, pues es importante conocer que software va bien con sus empleados”.

Según datos de esta compañía, un millón de equipos de trabajo, alrededor del mundo, emplean los servicios de esta plataforma que está disponible en 21 idiomas y que tiene un costo de US$9,99 al mes.
Empresas como Google, National Geographic Channel, Kickstarter, Unicef, entre otras emplean los servicios de esta herramienta.

ClickUp es otra de las plataformas de gestión, sencilla e intuitiva, que usted puede utilizar si tiene como objetivo eliminar la ineficiencia, la frustración y los problemas de comunicación en su entorno laboral. Esta herramienta maneja plantillas para que usted pueda asignar tareas y comunicarse con sus compañeros de proyectos.

De acuerdo con información de su página oficial 25.000 equipos de trabajo, en los que se destacan grupos de marketing, profesionales independientes y hasta estudiantes, prefieren valerse de este software que al mes puede llegar a costar US$5.

La cuarta plataforma es Monday.com, una herramienta de gestión que se ha colado en las empresas de Latinoamérica por su flexibilidad y por su sencillo modelo para manejar y organizar cualquier proyecto.

Las plantillas que usted puede encontrar en esta herramienta le permitirán personalizar y adaptar este software a sus necesidades. Una de sus grandes ventajas es que se puede monitorear los tiempos de los integrantes de su equipo al momento de estar trabajando en una tarea en conjunto.

Visualizar este modelo de trabajo al año puede tener un costo básico de US$39, un costo estándar de US$49 con un valor promedio que puede llegar a ascender a los US$79.

Por último, encontramos la herramienta de comunicación instantánea Microsoft Teams, una plataforma eficiente y clásica. De acuerdo con Paola Casallas, directora de Unafelizmente, esta plataforma es útil para los equipos de trabajo que buscan tener reuniones y chats en línea.

Una de sus ventajas es que es una herramienta que integra el paquete de Office y permite colaborar con archivos de Word, Excel, PowerPoint y SharePoint.

Expertos
Para los expertos en el mundo laboral, estas plataformas cuentan con enormes ventajas a la hora de trabajar en proyectos grupales, pues permiten una mayor interacción e intercambio de información de manera directa y en tiempo real.

Según Alejandro Ramírez Restrepo, director operativo de RKX Consultoría Estratégica, las compañías que se inclinen por estos softwares deben aprovechar los períodos de prueba para conocer en detalle todas las funciones y sus beneficios.

“Se debe sacar la mayor ventaja en estos períodos para entender si se necesita o si se adapta a las necesidades del equipo”, destacó Ramírez Restrepo.

Por su parte, Paola Casallas, directora de Unafelizmente, señaló que, si bien estas herramientas ayudan a promover el teletrabajo, no se debe descuidar las interacciones entre líderes y compañeros de trabajo en una sala de juntas, ya que es importante tener un balance entre el mundo laboral y las herramientas digitales.

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