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Ya sea al cierre del año, o al momento de desvincular laboralmente a un empleado, el pago de las cesantías es uno de los procesos que debe gestionar una empresa, de forma puntual, clara y eficiente, ya que representan un recurso clave para el cesante.
Cumplir con estas obligaciones librará a la compañía de dolores de cabezas que pueden, inclusive, terminar en pleitos legales.
En ocasiones, estos pagos resultan una tarea tediosa y confusa, por desconocer algunos pasos clave en el proceso.
Para evitar que esto pase dentro de la empresa, LR recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Informarse de antemano cómo funciona el pago de cesantías prestando atención a las normas establecidas por el Ministerio de Trabajo. Entre ellas, los casos en los que el empleado pueden cobrarlas: para vivienda (compra o remodelación), inversiones en educación o por terminación del contrato laboral.
2. Es importante aclarar que, aunque no hay un porcentaje establecido para calcular el monto, por lo general, el pago de las cesantías de un año corresponde al salario completo del último mes, siempre y cuando este valor no haya tenido variaciones en el último trimestre laborado.
“En el caso en que el salario haya cambiado durante los últimos tres meses, en el cálculo se usa el promedio de los salarios ganados en el último año”, explicó Andrés Vásquez, vicepresidente comercial del fondo Porvenir.
Por su parte, si el tiempo a cancelar es menor a un año, se calculan los días laborados (incluyendo fines de semana y festivos), por el salario devengado en el último mes (aplica la misma norma del caso anterior), entre 360 días, pues se calculan meses de 30 días.
3. Monitorear el tiempo de cada trabajador, y enfrentarlo al salario, o las variaciones que éste haya tenido, es una tarea que implica designar a un profesional con un perfil conocedor del tema para que administre los cálculos y determine los valores, de acuerdo con lo correspondiente a cada empleado.
4. Otro aspecto que la empresa debe tener en cuenta, como explica el docente de economía de la Universidad de la Sabana, Alberto Naranjo, es que “hay que establecer los porcentajes para el cálculo de las cesantías sobre el valor real del sueldo del empleado, no sobre valores inferiores”. Ello le evitará problemas legales por incumplir la ley.
5. Finalmente, es importante tener en cuenta el cumplimiento de los tiempos, porque si no realiza oportunamente el pago, a más tardar el 14 de febrero, el empleador deberá pagar adicionalmente, como multa, un día de trabajo, por cada día de retardo en el pago. Para ello, la compañía debe garantizar los recursos para poder cancelar el monto total de cesantías.
“Hay mecanismos contables para hacer este tipo de reservas. No obstante, si se acerca el 14 de febrero y si la empresa no cuenta con los recursos para hacer el pago, hay bancos que ofrecen créditos especializados con tasas preferenciales para este objetivo”, agregó el ejecutivo de Porvenir.
Para el caso, explicó Vásquez, Porvenir cuenta “con asociaciones con los bancos del Grupo Aval” que facilitan el acceso a los recursos y, con ello, el cumplimiento de los pagos.
La opinión
Andrés Vásquez
vicepresidente comercial de Porvenir
“Si la empresa no cuenta con los recursos para hacer el pago, hay bancos que ofrecen créditos especializados con tasas preferenciales para este objetivo”.
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