Hacienda

Facturación Electrónica


La factura electrónica no solo modernizará las operaciones de las empresas, sino que les permitirá reducir costos.

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Esto permite reducir tiempos de atención y costos, optimizar el manejo de inventarios y mitigar errores que cuestan dinero.

José González Bell - jgonzalez@larepublica.com.co

Más de 2.437 empresas ya comienzan a experimentar los beneficios que trae consigo la facturación electrónica. Las compañías con el uso de este medio tendrán un avance en sus operaciones; ahora serán más eficientes, seguras y flexibles y esto no sólo la forma de registrar sus transacciones, sino el relacionamiento con sus clientes y proveedores.

De acuerdo con Seres, la emisión electrónica permite un ahorro estimado de 67% en los costos de la empresa, ya que se reducen los gastos en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc.

Alberto Redondo, director de marketing de Seres para Iberia y Latam, indicó que el ahorro de almacenamiento es una ventaja fundamental a la hora de facturar electrónicamente.

“Se estima que, para una factura, el paso de archivo físico a archivo electrónico permite unos ahorros del 81%. Ejemplo: empresa retail ahorró más de $1.700 millones al reducir a cero, los casi 12 kilómetros de lineales que tenían destinados al archivo de sus facturas en papel”, explicó Redondo.

Otro aspecto que resaltó el director de Seres fue la eliminación de tareas rutinarias, es decir, por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran tres horas.

La compañía calcula los ahorros en tiempo. Mientras una persona se gasta un minuto con 33 segundos en una factura manual, el tiempo con la electrónica se reduce a solo segundos.

Por su parte, Carvajal Tecnología y Servicios (una empresa con más de 20 años de experiencia en facturación electrónica en países como México, Argentina y Perú) aseguró que en Colombia, 90% de las órdenes de compra en el canal moderno nacen de manera electrónica, por lo tanto, al continuar el ciclo logístico (despacho y recibo) y cerrarlo con el financiero (factura y pago) se agiliza el ciclo de negocio.

Esto permite reducir tiempos de atención y costos, optimizar el manejo de inventarios y mitigar errores que cuestan dinero. Con el manejo electrónico de documentos, los clientes pueden además utilizar herramientas de analítica para lograr mejores resultados e identificar información crítica para el negocio.

Jorge Cote, presidente de Carvajal Tecnología, indicó que las eficiencias que se logran en capital de trabajo, reducción de días de cartera, identificación de cartera incobrable, entre otros, son muy importantes”.

La empresa Seres calcula que el costo por unidad en la factura asciende a $14.394, que puede reducirse incluso a la mitad con emitir un documento de manera electrónica, cerca de $5.305.

Ventajas

Agiliza el ciclo de negocio

En Colombia 90% de las órdenes de compra en el canal moderno nacen de manera electrónica, por lo tanto, al continuar el ciclo logístico (despacho y recibo) y cerrarlo con el financiero (factura y pago) se agiliza el ciclo de negocio.

Ahorro medio ambiental

Cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kilogramos de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce unas 0,72 toneladas métricas de emisiones de CO2 al ambiente.

Reducción de errores

La factura electrónica no tiene errores contables y si los tuviese el sistema las rechaza. Esto hace que se reduzcan los errores humanos y que sea mucho más cómodo manejar grandes volúmenes de facturas, lo que se traduce en ahorros.

Aumento de seguridad

La factura en papel puede ser copiada, escaneada, puede perderse durante el envío, puede ser modificada sin notificárselo al emisor. Mientras que la factura electrónica está cifrada con contraseña, se envía directamente del emisor a la Sunat.

Mayor control fiscal 

Con la implementación de la FE, la documentación electrónica es antifraude y permite un control exhaustivo por parte de la Dian para evitar la evasión y elusión en materia tributaria disminuyendo la evasión e incrementando el recaudo tributario.