Así como hace unos años el auge era certificarse, por ejemplo en calidad, en la actualidad una de las principales tendencias corporativas para mejorar la productividad y la competitividad al interior de las organizaciones es la gestión documental. Es cierto que no es un tema nuevo, pero sí en el que hay novedades importantes que ayudan a las empresas a elevar sus estándares de calidad a las exigencias normativas y de mercado que hoy se imponen.
Es una tendencia que ha avanzado en la cantidad de productos disponibles en el mercado de tecnología, los cuales hoy en día ofrecen diferentes formas para poder convertir todos los documentos físicos en digitales. Puede ser mediante la captura o digitalización de los documentos, con el procesamiento manual o automático de imágenes o con el almacenamiento en línea (compartir información). Además, es un tema que se ve potenciado por la cada vez mayor conectividad en los ambientes empresariales, con usuarios que no solo esperan contar con la información de manera inmediata sin tener que moverse de su puesto de trabajo, sino que gracias a otra tendencia tecnológica como la movilidad, requieren contar con los documentos en cualquier lugar donde se encuentren.
Es por todo esto que se trata de un tema de suma importancia que empresas de todo sector y tamaño deben tener en sus planes o ya implementado. Por un lado, se convierte en una solución que va acorde con las ambiciones y requerimientos del país, pues propende por un sector empresarial mucho más eficiente, capaz de incorporar las mejores prácticas en sus flujos de trabajo y gestión de la información. De igual forma, es un requerimiento importante para el desarrollo actual de los negocios, en gran parte determinados por Tratados de Libre Comercio (TLC) en los que los procesos de gestión documental eficientes son norma infranqueable para poder conseguir socios y contratos en los demás países.
En esta medida y contrario a lo que se ha presupuestado hasta ahora, la gestión documental no puede considerarse como una solución exclusiva para las empresas grandes o solo para las que manejan gigantescos volúmenes de información. Por el contrario, cada día que pasa este tipo de soluciones están más cerca y son de mayor provecho para las llamadas pymes, pequeñas y medianas empresas que ven en ella una buena manera para mejorar sus flujos de trabajo en procura de ser más eficientes y de aumentar su calidad de operatividad, mejorando la toma de decisiones y la forma de relacionarse con sus clientes.
Una solución de gestión documental ayuda a cualquier pyme en su manera de ver el negocio y cómo puede ser más eficiente en conseguir sus objetivos. Puede, por ejemplo, ayudarle a reducir costos destinados al archivo de documentación, ahorrar espacio al liberar superficies destinadas al archivo, administrar de manera eficaz el costo total de almacenamiento y recuperación de documentos, eliminar el riesgo de pérdida de documentos y reducir el riesgo de destrucción debido a desastres naturales. En otras palabras, es la solución que le ayuda a las pequeñas y medianas empresas a ponerse a tono con los requerimientos que le exige hoy el mercado para poder competir o hacer negocios.
Más allá de la tecnología, lo relevante en la implementación de este tipo de soluciones es el valor consultor y el ‘expertise’ que un proveedor esté en posibilidad de brindar, para hacer que los procesos actuales sean analizados, estudiados y rediseñados por verdaderos conocedores en la materia capaces de diferenciar las necesidades de cada organización. Lo ideal es buscar un proveedor que esté en capacidad de brindar integralmente soluciones de captura transaccional, captura por lotes, limpieza de imágenes, reconocimiento óptico de imágenes, reconocimiento óptico de marcas y almacenamiento de documentos tanto masivos como no masivos.
Finalmente, un último punto que se debe dejar en claro es que implementar una solución de este tipo dentro de una pyme no es una cuestión de presupuesto. Si realmente se deja asesorar por expertos que tienen soluciones a su medida y que entienden las necesidades de su negocio, la inversión en un sistema de gestión documental tendrá un retorno bastante rápido en materia presupuestal, pero lo más importante es que sus procesos y la manera de llegar a su cliente final será mucho mas rápida, pudiéndose dedicar de esta manera a lo que es y será más importante para una pyme en pleno crecimiento: la consecución y cierre de negocios.
