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ALTA GERENCIA Diez pecados de agencias de comunicaciones
lunes, 18 de abril de 2016
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Melisa Echeverri - mecheverri@larepublica.com.co

LR se dio a la tarea de consultar cuáles son los principales errores de las agencias de comunicaciones al entablar relaciones con medios y estos fueron los diez pecados más comunes. 

Desconocer un medio
Contactar un medio sin conocer los temas que cubre ni las secciones que maneja puede hacer quedar muy mal a una agencia. 

Para evitar esta situación, el especialista en comunicación organizacional Luis Fernando Martin aconsejó que “lo mejor es hacer una investigación previa del medio, conocer sus temáticas principales, filosofía y a qué grupo económico le pertenece”.  

Dar dádivas a cambio de publicar
Entregar boletas, regalos, viajes o dinero a cambio de publicaciones es poco profesional. Por eso, Laura Arciniegas, consultora en comunicaciones, recomienda evitar estas dádivas y sustituirlas por eventos, capacitaciones o cursos.

Contactar por redes personales
“La frontera entre el trabajo y la vida personal es cada vez más difícil de encontrar porque la tecnología hace que se esté conectado mucho más tiempo”, aseguró Rodrigo Ferro, socio fundador de Azul Innovación. 

El experto recomienda respetar estos espacios, hacer el contacto a través del canal institucional o, al utilizar las redes, pedir la opinión previamente. 

Presentarse sin previo aviso
Es bien sabido que el tiempo es oro, por lo que una visita inesperada que retrase las actividades de los demás puede verse mal.

En este sentido, Arciniegas aconseja “planificar los encuentros en horarios y días en los que el periodista tiene tiempo libre sin dañar su agenda ni planes”.

Ignorar la hora de cierre
Todos los días los periodistas enfrentan plazos límite para entregar la información. Pasar por alto estos horarios puede perjudicar la comunicación entre ambas partes.

En este sentido, Rodrigo Ferro resaltó que “en la medida en que el personal de las agencias de comunicaciones esté más preparado y conozca el rol del periodista, les va a ser más fácil entender sus dinámicas”. 

Presionar al periodista
Sugerir que ya se habló con un superior para que el periodista tenga que publicar un contenido o advertir que se va a contactar al jefe para que la información salga a la luz, son actos que dañan las relaciones laborales. 

De tal manera que “hay que tener buenas relaciones, especialmente con los redactores, que son quienes median la información”, manifestó Martin.

Enviar correos inútiles
En una bandeja de entrada de un periodista puede haber cientos de correos que no aportan algo importante. Por eso, hay que evitar los email spam o destinar información incompleta, que por ejemplo, carezca de imágenes. 

La idea es que las agencias presenten los contenidos de tal manera que parezcan importantes para el medio. 

En este sentido, Ferro aseguró que “las bases de datos deberían tener un uso responsable, pues es parte del trabajo emplearlas de forma correcta”.

Agendar citas sin propósito
En un medio en el que el afán y la inmediatez son parte del día a día, disponer del tiempo de trabajo para planear entrevistas de relacionamiento o citas para conocerse, suelen ser un despropósito. 

Para Laura Arciniegas, “se pueden hacer relaciones públicas y demostrar que se están manejando lineamientos estratégicos diferentes sin necesidad de interrumpir la agenda del periodista”. 

Ser inoportuno
Una llamada de trabajo a las diez de la noche o un fin de semana puede ser motivo para que nunca más vuelvan a contestar el teléfono.

Según Ferro, esto se trata de empatía, pues antes de acudir a alguien en un horario no laboral, es necesario preguntarse si le molestaría que lo contactaran durante su tiempo libre o de descanso. 

Interrumpir las labores de otros
Las llamadas para actualizar datos pueden quitar mucho tiempo. Por lo tanto, Víctor Malagón, profesor de la Universidad del Rosario, sugirió que “las agencias inviertan recursos en adoptar sistemas eficaces de gestión de información, de forma que la herramienta que se use facilite su comunicación con los periodistas y se haga de manera casi automática la actualización”.  

Para esto es indispensable mantener una relación estrecha  y frecuente con los periodistas, de tal forma que cualquier cambio sea conocido con facilidad.

¿Cómo aprovechar los canales de comunicación?
El contacto a través del correo institucional o el teléfono corporativo resulta más conveniente que usar las redes sociales para hablar de trabajo. Por lo que es importante utilizar el email de forma correcta, de tal manera que la información que se brinde sea de utilidad. En este sentido, hay que fijarse en el contenido del mensaje, pues todo va dirigido al consumidor final del medio, y la idea es que este considere que la información es relevante. 

La opinión

Luis Fernando Martin
Especialista en comunicación
“Lo mejor es hacer una investigación previa del medio, conocer sus temáticas, filosofía y a qué grupo económico pertenece”.

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