miércoles, 19 de octubre de 2016
El Registro Nacional de la Base de Datos tiene como fin conocer el número real de bases de datos que existen en el país. Adicionalmente, permite a los titulares de los datos ejercer los derechos que tienen de acuerdo a la ley.
Entre estos, conocer los medios de atención para eventuales reclamos o solicitudes de retiro de su información personal, conocer sus finalidades, es decir, la razón por la cual se recolectan, almacenan, o usan los datos personales, entre otras, que han dispuesto los Responsables (persona natural o jurídica que por sí misma o con asocio a otras personas tiene decisión sobre la base de datos o sobre el tratamiento de estos).
El próximo 9 de noviembre vence el plazo para el registro de las bases de datos. Todas las sociedades (aun encontrándose en proceso de liquidación), sucursales, sociedades de economía mixta y fundaciones, que recolecten, almacenen o usen datos personales están en la obligación.
No importa el número de titulares que tengan o el número de activos de las mencionadas personas jurídicas, están en la obligación de hacer el registro so pena de incurrir en sanciones aplicadas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Decreto único reglamentario 1074 de 2015 estableció el plazo de un año, contado a partir del 9 de noviembre de 2015, para que las personas jurídicas previamente mencionadas realicen el registro de sus bases de datos.
A partir de 2016 se habilitará para todas las demás personas, bien sean naturales o jurídicas, públicas o privadas.
La obligación de registrar las bases de datos está en cabeza de los Responsables del tratamiento y los Encargados (persona natural o jurídica que realice el tratamiento de bases de datos a nombre y por cuenta del Responsable).
El registro se realiza en la página web de la SIC. Se debe contar con la siguiente información: cantidad de titulares, medios de atención, medidas de seguridad, ubicación de las bases de datos, datos de identificación del Responsable, datos de identificación del Encargado, entre otros. Adicionalmente, se debe subir la política de datos vigente al momento del registro.
Las sanciones por el incumplimiento de la obligación de registrar las bases de datos son:
1. Multas de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
2. Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales hasta por un término de seis (6) meses.
3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales.
4. Cierre inmediato y definitivo de las operaciones que involucren el tratamiento de datos sensibles.
Con el fin de cumplir dicho mandato constitucional se creó el sistema mencionado, con el fin de permitir a los ciudadanos, que han sufrido vulneraciones a su derecho constitucional, puedan acudir a un mecanismo diferente de la tutela para hacer valer sus derechos.
